Wie funktionieren Warenwirtschaftssysteme?


Viele Unternehmen vertrauen heutzutage auf spezielle Warenwirtschaftssysteme (WWS), um die betriebliche Effizienz längerfristig zu steigern und eine Firma fit für den Wettbewerb zu machen.

© Connect world / Shutterstock 

Dabei ist es dem informationstechnologischen Fortschritt zu verdanken, dass für moderne WWS eine ganze Bandbreite möglicher IT-Lösungen zur Verfügung stehen, welche den Workflow enorm erleichtern und dem Warenverkehr eine steuerbare Struktur verleihen. Doch welche Funktionen werden durch ein WWS eigentlich abgedeckt?

Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems

Die meisten Unternehmen greifen für ihre Warenwirtschaft auf eine spezielle Softwarelösung zurück. Mit dieser können alle Bereiche des Warenstroms organisiert und verwaltet werden. Bei komplexen Firmenstrukturen und einem weitläufig-verzweigten Warensystem bietet die Software einen erheblichen Schnelligkeits- und Effizienzbonus. In einem WWS-Programm sollten die folgenden Bereiche integriert sein:

Einkauf

Zum Einkaufsprozess gehört neben einer fristgerechten Angebotsverwaltung die Entgegennahme neuer Bestellungen und Aufträge. Diese werden dann abhängig von den internen Kapazitäten aufgeteilt und verarbeitet. Auch Reklamationsfälle gehen an dieser Stelle ein.

Verkauf

Dieser Systembestandteil nimmt Kundendaten entgegen, macht sie für alle Beteiligten transparent und plant die Verkaufsaktionen. Darüber hinaus werden alle Verkäufer oder Vertreter koordiniert und Retouren abgewickelt.

Wareneingang

An diesem Punkt empfängt das Programm eingehende Waren, ermöglicht eine umfassende Kontrolle und überprüft die zugehörigen Rechnungen. Auch die Umstände der Anlieferung und des Abtransports können hier geregelt werden.


Warenausgang

Im Warenausgangsystem werden die Aufträge bearbeitet. Es stellt eine Sortiments-Übersicht für einen schnellen Warenausgang zu Verfügung, kommissioniert den Versand und wickelt ihn ab. Zudem wird eine korrekte Warenausgangskontrolle gewährleistet.

Lagerwirtschaft

Als wichtiger Knotenpunkt fungiert das Lagerwirtschaftssystem. Es gibt Einsicht über die Lagerplatz-Kapazitäten und den Warenbestand. Außerdem können Waren ausgezeichnet, Umlagerungen geregelt und Inventurmaßnahmen organisiert werden.

Typen von Warenwirtschaftssystemen

Waren und Informationen sollen durch ein WWS dauerhaft miteinander verknüpft werden, so dass sich der Vertrieb zu jedem Zeitpunkt steuern lässt und die Kontrollorgane über alle Details im Bilde sind. Das ermöglicht, wenn nötig, auch kurzfristige Marktreaktionen. In Zeiten des schnelllebigen Welthandels ist ein Warenwirtschaftssystem also unabdingbar, um Kunden für sich zu gewinnen und aktiv am Wettbewerb teilzunehmen. Man unterscheidet drei Typen:

GeschlossenOffenIntegriert
Bei geschlossenen Systemen werden alle betriebswirtschaftlichen Aspekte (oben genannt) von einer einzigen Software bedient.Hier werden eine oder mehrere Funktionen durch ein externes Programm realisiert, das durch eine Schnittstelle eingebunden wird.In dieser umfassenden Version sind alle Aufgabenbereiche und darüber hinaus noch Verbindungen zu Wirtschaftspartnern wie Banken, Lieferanten, etc. enthalten.

Wenn sich ein Unternehmen für ein Warenwirtschaftssystem entscheidet, sollte vorab klar sein, welche Funktionen gebraucht werden. Da für die Anschaffung eine gesunde Finanzgrundlage nötig ist und die Einarbeitung eines kompletten Teams viel Zeit in Anspruch nehmen kann, müssen die Pros und Contras bekannt sein. Da kann es hin und wieder vorkommen, dass unkalkulierbare Risiken entstehen. So braucht der kleine Existenzgründer eventuell gar kein WWS und wäre für die Erstellung von Rechnungen oder Lieferscheinen mit einer schlankeren Buchhaltungssoftware besser bedient.

Vor- und Nachteile eines WWS

Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über die wichtigsten Vor- und Nachteile eines standardmäßigen Warenwirtschaftssystems. Selbstverständlich gibt es noch diverse weitere Faktoren für den Einsatz eines WWS wie diese weiterführende Information verrät.

VorteileNachteile
● Zeitersparnis (Bei der Erarbeitung von Rechnungen, Aufträgen und Angeboten)
● Optimale Lagerverwaltung und vereinfachte Kommissionierung
● Umfassende Transparenz für progressive Planung
● Genaue Einsicht in die Umsatzverteilung
● Unmittelbare Bestandsanalyse
● Verwaltung aller Vertriebskanäle in einem Programm● Automatisierungen möglich
● Erhöhte Kosten durch Administration, Wartung und Anpassung
● Umfangreiches Fachwissen benötigt
● Längere Einarbeitungszeit für das Verständnis aller Funktionen
● Muss genau auf ein Unternehmensprofil abgestimmt werden
● Risiko durch einseitige Bindung an den Software-Entwickler
● Hardware muss auf dem neusten Stand sein und ist meist genau vorgegeben