Aufbewahrung 2013: Diese Inventur-Unterlagen dürfen vernichtet werden

Gerade in der Warenwirtschaft werden prinzipiell etliche Inventur-Unterlagen erstellt. Dabei wird die Waren- bzw. Materialwirtschaft sowie die Beschaffung durch die Bewertung der Materialbestände mit der Finanzbuchhaltung und auch dem Controlling verknüpft bzw. verbunden; in diesem Zusammenhang fliessen auch Inventurdifferenzen mit erfolgswirksamen Status in die Gewinn- und Verlustrechnung ein. Insbesondere im Hinblick auf steuerliche Aspekte müssen diesbezüglich zahlreiche und transparent dokumentierte Inventur-Unterlagen angelegt werden. Sie sollten aber genau darauf achten, für welche diese Unterlagen eine bestimmte Aufbewahrungsfrist besteht. Wenn Sie nämlich Dokumente dieser Art zu früh durch den Reisswolf jagen, kann es für Sie oder für Ihr Unternehmen ein böses Erwachen geben.

Bei fehlenden Unterlagen nimmt das Finanzamt eine Schätzung vor

Nach § 240 HGB und §§ 140, 141 AO ist nämlich jeder Kaufmann zum Abschluss eines jeden Geschäftsjahres zur Inventur verpflichtet; in erster Linie werden dabei Abweichungen zwischen Ist- und Sollbestand ermittelt. Diese Abweichungen sowie alle anderen Ergebnisse bezüglich der Inventur müssen Sie vom Gesetzgeber her in Ihren Büchern schriftlich festhalten. Anhand dieser Aufzeichnungen bzw. Unterlagen können Sie letztendlich auch dem Finanzamt gegenüber die Gegebenheiten und Vorkommnisse bezüglich Ihrer Warenwirtschaft dokumentieren. Wenn Ihnen beispielsweise bei einer Steuerprüfung Unterlagen abhandengekommen sind oder gar fehlen, kann es passieren, dass das Finanzamt Schätzungen ansetzt, die sich negativ auf Ihr Unternehmen oder auch auf Ihre Finanzlage auswirken könnte. Daher sollten Sie stets über sämtliche Aufbewahrungsfristen bezüglich der relevanten Unterlagen bestens informiert sein und nicht aus Unkenntnis entscheidende Dokumente vorzeitig im Papierkorb respektive Reisswolf verschwinden lassen.

Im Normalfall besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren

Prinzipiell sieht der Gesetzgeber vor, dass steuerlich relevante Unterlagen bzw. Dokumente für insgesamt zehn Jahre einer Aufbewahrungsfrist unterliegen. Dabei orientiert sich der Beginn dieser zehnjährigen Aufbewahrungsfrist an das Jahr, in welchem die letzten bzw. aktuellsten buchhalterischen Eintragungen getätigt worden sind. Haben Sie also zum Beispiel im Jahr 2013 den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2012 erstellt, ist die zehnjährige Aufbewahrungspflicht auf den Zeitraum vom 01.01.2013 bis zum 31.12.2022 anzuwenden. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Sie im Jahr 2013 die archivierten Inventur-Unterlagen vernichten dürfen, die vom 01.01.2003 bis zum 31.12.2012 der gesetzmässigen Aufbewahrungspflicht unterlagen.

Bei Sonderprüfungen kann sich der Zeitliche Rahmen nach oben verschieben

Beachten Sie aber dabei, dass in der Warenwirtschaft die Fristen zur Aufbewahrung ausschliesslich am Beginn eines Monats starten und kein anderer Start-Zeitpunkt zulässig ist. Diesbezüglich ist es auch keineswegs relevant, wann Dokumente respektive Protokolle erstellt wurden. Falls das Finanzamt im Rahmen einer Steuerprüfung die Buchführung, der bereits zurückliegenden Geschäftsjahre in Augenschein nimmt, müssen die entsprechenden Unterlagen sogar länger als die anvisierten zehn Jahre behalten werden. In diesem Fall dürfen Sie diese Inventur-Dokumente erst dann vernichten, wenn die Prüfung des Finanzamtes als abgeschlossen gilt.

Sämtliche Unterlagen mit steuerlich relevantem Informationsgehalt müssen behalten werden

Aufbewahren müssen Sie dabei grundsätzlich alle steuerlich relevanten Unterlagen und Aufzeichnungen sowie Nachweise, welche den Verfahrensweg innerhalb der Warenwirtschaft dokumentieren. So müssen Sie sämtliche erstellte Inventare inklusive des Anlagen- und Umlaufvermögens sowie alle existenten Lagerbücher in Form von Karteien, Dateien, Büchern oder Verzeichnissen im Rahmen der veranschlagten zehn Jahre aufbewahren. Auch Aufnahmeprotokolle und die entsprechenden Aufnahmebelege gehören ebenso wie die eigentliche Inventuranweisung wie auch explizite Arbeitsanweisungen zur Inventur in Ihr Archiv (Lesen Sie hierzu auch: So bereiten Sie die Inventur ideal vor auf dem Blog die-warenwirtschaft.de). Aber auch anderweitige, für die Besteuerung entscheidende Unterlagen und sogar Geschäftsbriefe müssen Sie aufbewahren. Allerdings wird bei den beiden letzten Punkten lediglich eine sechsjährige Frist zur Aufbewahrung angesetzt.

Die Fristsetzung zur Aufbewahrung sowie die Auswahl der entsprechenden Unterlagen sollten Sie niemals unterschätzten. Behalten Sie lieber auch Aufzeichnungen, denen Sie eigentlich gar keinen grossen Wert bzw. grossen Nutzen attestieren. Wenn Sie Ihre Inventur-Unterlagen, die in der Regel gemeinsam mit der Bilanz und Steuererklärung beim Fiskus eingereicht werden, gewissenhaft archivieren bzw. aufbewahren, geraten Sie gegenüber dem Finanzamt nicht in Erklärungsnot. Da Sie die entsprechenden Aufbewahrungspflichten selbst errechnen können, sollten Sie mittels eines cleveren Zeitmanagements die jeweiligen Zeitpunkte im Voraus festlegen, wann Sie überflüssige Unterlagen ausserhalb der Aufbewahrungsfrist vernichten möchten.