Mit welcher Business-Software lassen sich Unternehmen ideal verwalten?

Die Abwicklung von Geschäftsprozessen wird immer komplexer, da Handels- und Dienstleistungsbeziehungen zunehmend global stattfinden. Für Unternehmen bedeutet dies einen erhöhten Verwaltungsaufwand, der alle Abteilungen direkt oder indirekt betrifft. Um sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern, sollte ein Betrieb auf eine Software setzen, mit der sich alle Unternehmensressourcen effizient steuern und zentral planen lassen. Genau dafür wurden ERP-Systeme entwickelt.

ERP Software

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Was leistet eine ERP-Software und welche Abteilungen profitieren davon?

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und bedeutet übersetzt in etwa Unternehmens-Güter-Verwaltung. Man versteht darunter eine Software, mit der eine zentrale Planung und effektive Steuerung aller im Unternehmen befindlichen „Güter“ möglich ist. Dazu zählen sowohl Betriebsmittel und die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen als auch die Buchhaltung und das Personal. Über das Computerprogramm werden Informationen über diese Unternehmensressourcen in Form von Daten gesammelt. Durch diese zentral gesteuerte Vernetzung profitieren u.a. folgende Abteilungen:

  • Lager, Logistik und Produktion: In einem ERP-System ist in der Regel ein Warenwirtschaftssystem integriert. Durch die Analyse der verbrauchten Betriebsmittel und der hergestellten Warenmenge lassen sich die Kosten der Lagerhaltung reduzieren. Die Produktion kann je nach aktuellem Absatz gesteigert oder reduziert werden. Gleiches gilt für das Lager: Waren werden nur in dem Umfang bestellt und gelagert, in dem sie für die Produktion notwendig sind. Dadurch lässt sich das Lager verkleinern. Ebenso kann die Aufteilung des Lagers optimiert werden, indem man Produkte, die häufig gebraucht werden, leichter erreichbar positioniert. Zudem kann die Lieferscheinerstellung bei gut gepflegten Kundendaten automatisiert erfolgen.
  • Vertrieb und Marketing: Daten über das Kaufverhalten der Kunden kann ein Unternehmen gleich mehrfach nutzen. Erstens lässt sich das Sortiment optimieren: Beliebte Produkte werden weiterentwickelt – umsatzschwache Artikel werden hingegen langfristig aus dem Sortiment genommen. Durch das Nutzen relevanter Daten aus dem Vertrieb kann die Marketingabteilung bei Werbemaßnahmen gezielter auf eine bestimmte Zielgruppe eingehen.
  • Personal: Die Daten aus der Lohn- bzw. Gehaltsbuchhaltung können beispielsweise für die Strategie der Personalplanung und -beschaffung einen Vorteil bringen.

Durch diese ERP-gesteuerte Vernetzung von Abteilungen ergeben sich weitere Vorteile, die den Betrieb als Ganzes betreffen:

  • Geschäftsprozesse können zu einem beträchtlichen Anteil automatisiert ablaufen. Gerade in den Bereichen Buchhaltung und Lagerverwaltung lassen sich dadurch beträchtliche Personalkosten einsparen.
  • Alle befugten Mitarbeiter können jederzeit auf die für sie relevanten Daten zugreifen. Das revolutioniert die Kommunikation im Unternehmen.
  • Bei einer guten Pflege der Stammdaten lassen sich Arbeitsprozesse in den Bereichen Buchhaltung sowie im Ein- und Verkauf mit wenig Personal abwickeln.
  • Geschäftsabläufe können zunehmend standardisiert ablaufen, was die Qualität der angebotenen Produkte verbessert. Gleichzeitig sinkt die Fehlerrate, wenn Mitarbeiter beispielsweise manuell Daten eingeben. Durch ERP-Softwares kann man typische Fehlerquellen leichter erkennen und entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung in die Wege leiten.

Aus der Summe dieser Vorteile kann eine Firma ein entscheidender Wettbewerbsvorteil haben.

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Welche Arten von ERP-Systemen gibt es?

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung einer ERP-Software, sollte es sich im Vorfeld folgende Fragen stellen:

  • Passt eine On-Premise- oder eine SaaS-Lösung besser zu meinem Betrieb? Bei On-Premise-Lösungen installiert man die Anwendung lokal auf jedem Endgerät – die Daten verwaltet man in einem eigenen Rechenzentrum. Die Nutzung ist daher offline möglich. Die Lizenz wird in der Regel zeitlich unbegrenzt erworben.
    Bei der SaaS-Alternative (Software-as-a-Service) nutzt man die Software über das Internet, wobei monatliche Nutzungsgebühren anfallen. Die Firmendaten liegen in einer Cloud und sind so jederzeit verfügbar. Für die IT-Sicherheit ist der Anbieter verantwortlich.
  • Zusätzlich sollte eine Firma abwägen, ob sie eine Standard-, eine Individual– oder eine Branchensoftware verwendet. Start-ups und kleine Unternehmen setzen aufgrund der geringeren Kosten wohl eher auf ERP-Systeme mit Standardfunktionen und arbeiten sich entsprechend in das System ein. Je nach Branche gibt es bereits sehr gut zugeschnittene Standard-Softwares (z.B. im Online-Einzelhandel). Ein Betrieb mit einem hochspezialisierten Angebot ist unter Umständen auf eine Individual-Software angewiesen, die genau  seine Anforderungen erfüllt. Die Seite erp-vergleich.online informiert detaillierter über die Vor- und Nachteile der jeweiligen –Software-Modelle und listet marktführende Hersteller.

Wichtig ist zudem, dass die Software alle relevanten Funktionen bietet. Bei einzelnen Anwendungen auf ein zusätzliches Computerprogramm auszuweichen ist nicht sinnvoll, da unterschiedliche Softwares nicht immer miteinander kompatibel sind.

Fazit

Mit einer geeigneten ERP-Software kann ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse zunehmend automatisieren und standardisieren. Durch die verbesserte Kommunikation spart es sich Zeit und somit Geld.  Die Entscheidung für einen bestimmten Anbieter sollte allerdings sorgfältig geplant sein, denn eine spätere Umstellung auf ein anderes System ist mit erheblichen Kosten verbunden.