Buchhaltung und Rechnungsstellung für kleine Firmen

Zum Leidwesen vieler Unternehmer herrscht in Deutschland eine gesetzlich vorgeschriebene Buchführungspflicht. Im Rahmen dessen gilt es Fristen zu beachten, Rechnungen zu schreiben und eine lückenlose Buchhaltung vorzuweisen. Doch inwiefern unterscheidet sich der Papierkram kleiner Firmen von Großunternehmen? Und worauf müssen Sie als Kleinunternehmer achten? Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte zusammengestellt.

Buchaltung für kleine Firmen

Die Kleinunternehmerregelung

Wichtig für Selbstständige, Freiberufler und kleine Firmen ist die Kleinunternehmerregelung. Wenn Sie im Vorjahr einen Umsatz von weniger als 17.500 Euro generiert haben und der geplante Umsatz für das laufende Geschäftsjahr nicht mehr als 50.000 Euro beträgt, müssen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn Sie Ihre Rechnungen schreiben. Das bedeutet gleichzeitig, dass die Umsatzsteuervoranmeldung ebenfalls entfällt. Normalerweise müssen Sie diese nämlich monatlich bzw. vierteljährlich beim Finanzamt einreichen.

Rechnungen richtig schreiben

Sobald Sie ein Produkt verkauft oder eine Dienstleistung erbracht haben, stellen Sie in der Regel eine Rechnung für den Auftraggeber aus. Dies können Sie entweder schriftlich oder elektronisch tun. Egal, für welche Variante Sie sich letztendlich entscheiden, wichtig sind die Angaben, die sich auf der Rechnung befinden:

  • Rechnungssteller
  • Rechnungsempfänger
  • Anschrift
  • Steuernummer
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Verwendungszweck
  • Datum (wann die Leistung erbracht wurde)
  • Fälliger Betrag
  • Gegebenenfalls Rabatte

Wie bereits erwähnt, müssen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Rechnung den vorgeschriebenen Standards entspricht, können Sie eine entsprechende Vorlage benutzen. Damit sind Sie immer auf der sicheren Seite. Alternativ können Sie Ihre Rechnung auch von einem Steuerberater prüfen lassen.

Sonderfall: Kleinbetragsrechnungen

Sofern der zu zahlende Betrag weniger als 250 Euro beträgt, müssen Sie lediglich folgende Angaben auf der Rechnung verzeichnen:

  • Rechnungssteller (Name, Adresse)
  • Ausstellungsdatum
  • Verwendungszweck
  • Rechnungsbetrag

Weiterführende Informationen zu diesem Thema gibt es unter anderem hier.

Sonderfall: Elektronisch übermittelte Rechnungen

Im Rahmen der Digitalisierung verzichten immer mehr Unternehmen darauf, schriftliche Rechnungen zu verschicken und entscheiden sich stattdessen für die elektronische Variante per E-Mail. Vom Inhalt her unterscheiden sie sich nicht von normalen Rechnungen, wichtig sind allerdings folgende Dinge:

  1. Die Rechnung muss als echt vom Empfänger erkannt werden.
  2. Der Inhalt muss unversehrt sein. Es darf demnach keine Möglichkeit bestehen, diese nachträglich zu ändern.
  3. Die Lesbarkeit muss gewährleistet sein.

Nur wenn Sie diese Bedingungen bei Ihren elektronischen Rechnungen erfüllen, sind diese wirklich rechtskräftig. Vergessen Sie außerdem nicht die digitale Signatur.

Fristen einhalten

Sowohl die Bundesregierung als auch das Finanzamt geben Ihnen als Unternehmer verschiedene Termine und Fristen vor, an die Sie sich halten müssen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Abgabe der Steuererklärung

Als Kleinunternehmer bzw. Selbstständiger sind Sie dazu verpflichtet, jährlich eine Steuererklärung abzugeben. Diese ist bis zum 31. Mai des Folgejahres fällig. Sofern Sie einen Steuerberater beauftragen, haben Sie sogar bis zum 31. Dezember Zeit.

  • Aufzeichnungspflichten

Rechnungen, Belege und Unterlagen müssen Sie mindestens zehn Jahre aufheben und bei Bedarf vorlegen können. Für Schriftstücke wie Geschäftsbriefe oder Angebote herrscht eine Aufzeichnungspflicht von sechs Jahren. Das gilt ebenfalls für alle Inhalte, die Sie beispielsweise mit einer Buchhaltungssoftware erstellen (Einen Ratgeber zu diesem Thema finden Sie hier.). Die Zeiträume sind gesetzlich vorgeschrieben. Bei Interesse können Sie diese in der Abgabeordnung nachlesen.

Doppelte Buchführung oder einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Um kleine Unternehmen zu entlasten, gibt es die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Die einfache Buchführung können Sie in Anspruch nehmen, wenn Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Sie sind Freiberufler.
  • Sie sind nicht im Handelsregister eingetragen.
  • Ihr jährlicher Umsatz liegt unter 500.000 Euro bzw. der Gewinn unter 50.000 Euro.

Bei der EÜR müssen Sie Ihre Einnahmen den Ausgaben gegenüberstellen. Das Ergebnis ist entweder der Gewinn oder der Verlust des Geschäftsjahres.

Alle anderen Unternehmen müssen eine doppelte Buchführung mit Bilanz und Jahresabschluss durchführen. Dies ist ein deutlich umfangreicheres Unterfangen. Sie müssen dann eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen sowie alle Anlagen- und Umlaufvermögen angeben. Wenn Sie unsicher sind, welche Buchhaltungsform auf Sie zutrifft, empfehlen wir Ihnen dringend, sich fachkundige Beratung bei einem Steuerberater zu suchen.