Acht Kriterien zur Auswahl des richtigen ERP-Systems

Wenn Sie für Ihr Unternehmen oder Ihr Startup den Einsatz eines Enterprise-Ressource-Management-Systems (ERP) planen, sollten Sie sich im Vorfeld genau überlegen, welches System für Ihren Einsatzbereich in Frage kommt. Um sich für das passende System zu entscheiden, gilt es unterschiedliche Kriterien zu prüfen. Mit diesen acht Kriterien finden Sie schnell das passende System.



1. Ihr Unternehmensbudget
Das Budget spielt vor allem bei Startups und kleinen Unternehmen eine wichtige Rolle. Denn auch die ERP-Systeme wollen bezahlt sein. In der Regel hängt der Kostenfaktor bei einem ERP-System zum einen von dessen Komplexität und von der Anzahl der Mitarbeiter ab. Grundsätzlich können hierbei zwei verschiedene Modelle unterschieden werden. ERP-Systeme als Cloud-Versionen sind in der Regel sehr einfach anpassbar und skalierbar und günstiger für das Unternehmen. Lokal installierte Lösungen sind häufig teurer und vielfach überdimensioniert.

2. Die Branche / Das Branchensegment
Nicht jedes ERP-System ist für jede Branche geeignet. Es gibt viele Angebote auf dem Markt, welche sich auf spezielle Branchen und Einsatzbereiche spezialisiert haben. Entsprechend der spezifischen Branchen-Anforderungen kann die Auswahl erheblich verkleinert werden.

3. Die Komplexität des Unternehmens
Je komplexer und größer Ihr Unternehmen, umso mehr Features und Leistungen muss ein ERP-System bieten. Je mehr Firmenbereiche miteinander vernetzt und verwoben arbeiten sollen, umso komplexer muss das System sein und umso umfangreicher der Funktionsumfang. Dies kann sowohl den Preis für eine ERP-Lösung in die Höhe treiben als auch die Komplexität der Einarbeitung der Mitarbeiter erhöhen. Grundsätzlich gilt, dass der erhöhte Funktionsumfang nur dann Vorteile bietet, wenn diese Funktionen auch innerhalb des Unternehmens sinnvoll genutzt und integriert werden können. Nicht genutzte Funktionen verlangsamen im schlimmsten Fall die Software und machen deren Benutzung für die Mitarbeiter umständlicher.


  1. Wie mobil muss die Lösung sein?
    Auch hier stellt sich wieder die Frage, wie flexibel die ERP-Software ausgestattet sein soll. Müssen oder sollen beispielsweise auch Außendienstmitarbeiter auf das System zugreifen, kommen sehr häufig nur Cloud-Lösungen in Frage. Je mobiler und flexibler das ERP-System sein soll, umso besser ist es zu einer Cloud-basierten Lösung zu greifen. Zudem ist die Software somit immer auf dem neuesten Stand und sicherheitstechnisch gut abgesichert. Kleine Unternehmen, welche nur lokal arbeiten, können hier freier entscheiden. Lokal installierte Lösungen verlangen allerdings in der Regel einen höheren Verwaltungs- und Sicherheitsaufwand, was Sie bei Ihrer Entscheidung ebenfalls berücksichtigen sollten.

    5. Die Größe des Unternehmens
    Dieser Punkt spricht nicht die Komplexität der ERP-Software an. Allerdings haben sich viele Anbieter in diesem Segment auf bestimmte Firmengrößen und Firmenvolumina spezialisiert. So gibt es beispielsweise ERP-Systeme, welche exakt auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten haben und deren Leistungs- und Funktionsumfang sich nicht für ein Großunternehmen skalieren lässt. Die Größe des Unternehmens spielt bei der Auswahl des Anbieters und des ERP-Systems ebenfalls eine wichtige Rolle. Dank der vielen Anbieter auf dem Markt ist es in der Regel nicht schwierig, für die eigene Unternehmensgröße die passende ERP-Software zu finden.

    6. Die Wachstumspläne des Unternehmens
    Wenn Sie sich für eine ERP-Software entscheiden, sollten Sie nicht nur den aktuellen Anspruch an die Software bedenken. Ist Ihr Unternehmen in einer schnell wachsenden Branche angesiedelt und planen Sie über kurz oder lang weitere Expansionen, sollte dies bereits bei der Auswahl der passenden Software bedacht werden. Denn nicht jede ERP-Software bietet die Möglichkeit der vollkommen flexiblen Skalierung. So kann es schnell zu Problemen und Schwierigkeiten kommen, wenn die ERP-Software aufgrund der gestiegenen Ansprüche an ihre Grenzen stößt. Eine stark skalierbare Software weißt allerdings in der Regel einen sehr großen Funktionsumfang auf. Sollten Sie also keine großen Wachstumspläne mit dem Unternehmen haben, kann eine solche Software für Ihren Einsatzbereich überdimensioniert sein und somit die Arbeit sogar verlangsamen.

    7. Die Sicherheit des Systems
    Eine moderne ERP-Software bündelt alle möglichen Informationen innerhalb eines Unternehmens und macht diese den verschiedenen Mitarbeitern zugänglich. Die eigene IT-Abteilung hat in der Regel mehr als genug damit zu tun die Berechtigungen der Mitarbeiter zu überwachen und die Funktionalität der Software sicherzustellen. Je besser das Knowhow und je größer die eigene IT-Abteilung, umso stärker kann es sich lohnen auf eine lokal installierte ERP-Software zu setzen. Verwenden Sie eine Lösung aus der Cloud, wird ein Teil dieser IT-Sicherheit ausgelagert. Sie müssen sich also weniger Sorgen um die Sicherheit Ihrer Daten machen. Zudem werden diese Lösungen beständig aktualisiert und abgesichert, was nochmals zur Beruhigung beiträgt.

    8. Testen, Testen, Testen
    All die oben genannten Faktoren spielen eine wichtige Rolle bei der Auswahl des passenden Systems. Doch ein wichtiger Faktor sollte nicht außer Acht gelassen werden. Die Zugänglichkeit des Systems für Ihre Mitarbeiter und die Integration der gewählten Lösung in Ihr Unternehmen. Aus diesem Grund gilt es eine vorher ausgewählte ERP-Software zunächst einmal im eigenen Unternehmen auf Herz und Nieren zu testen und sich mit deren Funktionsumfang und deren Möglichkeiten vertraut zu machen. So können Sie zudem Fehler schneller feststellen und identifizieren und mit dem Anbieter der Software im Notfall Rücksprache halten. Ein umfassender Testlauf sollte in jedem Fall durchgeführt werden, ehe Sie eine dermaßen wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen oder Ihr Startup fällen.