Buchhaltung für Freiberufler – darauf müssen Freelancer achten

Eine unliebsame Aufgabe, an der Sie als Freiberufler aber nicht vorbei kommen, ist das korrekte Führen von Büchern. Um Ihren Gewinn am Ende des Jahres korrekt versteuern zu können, müssen Sie alle Geschäftsvorgänge sorgfältig und chronologisch dokumentieren. Für viele Gründer stellt das zunächst mal ein großes Problem dar. Da sie mit dem Rechnungswesen wenig bis gar nicht vertraut sind, scheint es anfangs ein hoffnungsloses Unterfangen zu sein, sich durch den Dschungel an Vorschriften und Regeln zu kämpfen, die die Buchführung mit sich bringt.

Buchhaltung Freiberufler

Dabei ist es eigentlich gar nicht allzu schwierig, diese Herausforderung zu meistern. Sicher, zu Beginn Ihrer Tätigkeit als Freiberufler werden sie einige Zeit dafür investieren müssen, aber wenn Sie das Prinzip erst mal verstanden haben, wird die Buchführung immer mehr nebenbei laufen, so dass Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Vorteile des Freiberuflers

Zunächst einmal eine gute Nachricht: Als Freiberufler gelten Sie nicht als buchführungspflichtig. Das bedeutet, dass Sie keine doppelte Buchführung benötigen. Mit Begriffen wie Betragskonten, Aktiva, Passiva oder Grund-, Haupt- und Nebenbüchern müssen Sie sich also gar nicht erst auseinandersetzen.

Es genügt, wenn Sie eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anfertigen, um Ihren Gewinn – oder leider manchmal auch Ihren Verlust – zu errechnen. Dadurch können Sie sich über einige Vereinfachungen freuen, die Ihnen viel Zeit, Mühe und Aufwand ersparen werden.

Sie können theoretisch auch freiwillig eine doppelte Buchführung anfertigen, doch für die meisten Freiberufler lohnt sich das nicht – besonders nicht für Texter oder Übersetzer, da sie in der Regel keine großen Ausgaben haben.

Die Vereinfachungen durch die EÜR auf einen Blick

  • Ihre Aufzeichnungen bedürfen keiner bestimmten Form. Es genügt, wenn Sie diese in eine Excel-Liste eintragen. Selbst die Verwendung eines einfachen Notizbuchs ist denkbar
  • Bare Zahlungen oder Einnahmen müssen Sie nicht in ein separates Kassenbuch eintragen
  • Es ist nicht nötig, dass Sie Ihren Kontostand oder die Auszüge mit den entsprechenden Belegen abgleichen
  • Die am Jahresende normalerweise fällige Inventur und das damit verbundene mühsame und zeitaufwändige Überprüfen von Lagerbeständen können Sie sich sparen
  • Sie müssen nur die Zahlungsvorgänge, die auch tatsächlich im jeweiligen Jahr getätigt wurden, berücksichtigen. Das hat den Vorteil, dass Sie sich nicht mit einigen komplizierten Regelungen des Bilanzrechts beschäftigen zu brauchen
  • Wenn Ihr jährlicher Umsatz die Grenze von 17.500 €  (Stand 2016) nicht übersteigt, dürfen Sie sich die äußere Form Ihrer Gewinnermittlung selbst aussuchen. Sollten Sie allerdings über dieser Grenze liegen, müssen Sie dafür das offizielle EÜR-Formular verwenden.

Im Rahmen Ihrer privaten Steuererklärung tragen Sie Ihren Gewinn oder Verlust in die Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) ein und geben diesen – gegebenenfalls gemeinsam mit dem EÜR-Formular) bis zum 31. Mai des Folgejahres ab.

Beachten Sie dabei, dass Sie Ausgaben für sogenannte langlebige Wirtschaftsgüter, also solche, die Sie mehrere Jahre lang verwenden, nicht komplett verbuchen dürfen, sofern deren jeweiliger Wert 410 € überschreitet. Diese Kosten müssen Sie auf die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ verteilen.

Ausnahme: eingetragene Kaufleute

Wie bei jeder Regel gibt es jedoch auch bei der Befreiung von der Buchführungspflicht eine Ausnahme: Wenn Sie als selbstständiger Kaufmann ins Handelsregister eingetragen sind, sind Sie dazu verpflichtet, eine doppelte Buchführung anzulegen. Dies gilt jedoch nur, wenn Ihr jährlicher Umsatz 600.000 € oder Ihr Gewinn im betreffenden Zeitraum 60.000 € übersteigt.

Wenn Sie mehr zum Thema Buchführung erfahren wollen, können Sie sich auf Seiten wie buchhaltung-einfach-sicher.de ausführlich informieren und wertvolle Tipps und Tricks erfahren.

Hilfe bei der Buchhaltung

Ihre gesammelten Belege übergeben Sie einmal im Monat Ihrem Steuerberater. Der erstellt Ihnen dann eine Auswertung, anhand derer Sie einen genauen Einblick in Ihre finanzielle Lage erhalten. Achten Sie darauf, dass alle Dokumente gut sortiert sind – so sparen Sie dem Steuerberater Arbeit und sich selbst eine Menge Geld.

Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, dass Sie die Buchhaltung auslagern und an einen spezialisierten Dienstleister übergeben. Das geht schon für einen vergleichsweise geringen Betrag, und Sie stellen dadurch auch sicher, dass alle aktuellen gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden.

Für viele Freiberufler lohnt sich das dennoch nicht. Wie bereits gesehen wird Ihnen die Buchführung vom Gesetzgeber so einfach wie möglich gestaltet, und wenn Sie sich selbst darum kümmern, verlieren Sie nie den Überblick über Geldflüsse, die Sie direkt betreffen.

Noch weiter vereinfachen lässt sich die Gewinnermittlung durch die Verwendung spezieller Buchhaltungssoftware. Diese sind wegen ihrer intuitiven Bedienung auch für Anfänger geeignet und helfen diesen dabei, alle Ausgaben und Einnahmen richtig zu verbuchen. Oft verfügen sie auch über Schnittstellen zu Portalen wie ElSter, so dass sie auch von erfahrenen Buchhaltern verwendet werden. Oft bieten die Hersteller auch eine Testphase an, so dass Sie zunächst kostenlos herausfinden können, ob die Software Ihren Erwartungen und Ansprüchen genügt.

Besonders hilfreich können die folgenden Programme sein:

  • Lexware Buchhalter
  • WISO Buchhaltung
  • Buchhaltungssoftware der DATEV
  • Steuer-Spar-Erklärung der Akademischen Arbeitsgemeinschaft

Trauen Sie sich!

Besonders mit Hilfe eines dieser Programme werden Sie es schnell schaffen, Ihre Buchhaltung selbst zu übernehmen, und das effizient und fehlerfrei. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Situation und sparen sich eine Menge Geld.