Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen im Unternehmen

Die Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen sind in unterschiedlichen Gesetzestexten zu finden:

  • Handelsgesetzbuch, HGB
  • Produkthaftungsgesetz, ProdHaftG
  • Steuerrecht, EStG, KStG, GewStG, AO
  • Zivilrecht, BGB, ZPO

weiterhin im: Aktiengesetz, Banken- und Vesicherungsgesetz, Beamtenrecht, Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr

Die Art der Aufbewahrung wird grundsätzlich gleich behandelt (Online, Offline). Ausnahme bilden hier die Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse incl. der hierzu erstellten Lageberichte, Originale empfangener und Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe.

Diese müssen nach wie vor in Papierform archiviert werden.

Allerdings ist der Unternehmer dafür verantwortlich, dass auch digital archivierte Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfristen lesbar bleiben.

Die Aufbewahrungsfristen

10 Jahre Aufbewahrungsfristen:

  • Eröffnungsbilanz
  • Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbücher, Buchungsbelege
  • Inventur
  • Jahresabschluß
  • Konzernabschluß incl. der hierzu erstellten Lageberichte
  • Konzernlageberichte
  • Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen
  • Lohnsteuerunterlagen

6 Jahre Aufbewahrungsfristen:

  • empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe
  • weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Bei Bankauszügen, Zahlungsbelegen und Kreditunterlagen empfiehlt sich eine 30jährige Aufbewahrungsfrist – angepasst an die Gewährleistungsfrist der Banken.

„Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann noch nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO.)“
Quelle: Handbuch Sekretariat, Gabler-Verlag 1999

U.a. bei der IHK Heilbronn-Franken erhalten Sie eine detaillierte Liste, anhand derer Sie auch die Aufbewahrungsfristen aller einzelnen Dokumente einsehen können.
http://www.offenbach.ihk.de/

Aufbewahrungsfristen allgemein

6 Monate

  • Handwerksleistungen, (Gewährleistung schriftlich geben lassen)
  • Reisemängel bis 6 Monate nach Urlaubsende reklamieren

2 Jahre

  • Kaufverträge -> Mails am besten ausdrucken, da eine Festplatte auch kaputtgehen kann
  • Rechnungen (nicht Prozesskosten, nur die Rechnungen) von Anwälten, Notaren, Ärzten

10 Jahre

  • die kompletten Unterlagen zu Ihrer Steuererklärung. Hierunter fallen auch die Gehaltsabrechnungen und jede Quittung, die Sie in Ihrer Erklärung angeben.

Falls das Finanzamt Ihre Steuerunterlagen nachprüfen möchte und Sie haben kein Unterlagen mehr, erfolgt eine Schätzung. Das kann teuer werden.

30 Jahre

  • Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten

bis Vertragsende, bzw. Verkauf; nur bzgl. steuerlicher Aspekte 10 Jahre

  • Versicherungen
  • bei der Autoversicherung nicht vergessen: neben Kaufvertrag, Kraftfahrzeugsteuerbescheid und den Autopapieren auch den Verkaufsvertrag aufbewahren (Beweis, dass bei einem Schadenfall das Auto Ihnen nicht mehr gehört)

Aufbewahrungsfristen privat und Privatpersonen

lebenslang

  • Geburtsurkunde
  • Taufschein
  • Heiratsurkunde
  • Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein
  • Zeugnisse & Arbeitszeugnisse
  • Ausbildungsurkunden
  • ärztliche Gutachten
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Unterlagen für die Rentenberechnung:
  • Arbeitsverträge
  • Sozialversicherungsunterlagen (jährlich erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber einen Sozialversicherungsnachweis)
  • Gehaltsabrechnungen
  • Immatrikulationsbescheinigungen, sozialabgabepflichtige Jobs vom Start der Ausbildung

bis Vertragsende, bzw. Verkauf; nur bzgl. steuerlicher Aspekte 10 Jahre

  • Wohnen – Miete: Mietvertrag, Übergabeprotkoll, Nebenkostenabrechnung und alle Rechnungen, die bei Mietende für Kautions- oder Abstandsverhandlungen ausschlaggebend sind. (Küche, Bodenbeläge, etc.)
  • Wohnen – Eigentum: Grundbuchauszug, Baurechnungen, Bauzeichnungen und alle Rechnungen, die bei einem Verkauf für die Preisverhandlungen ausschlaggebend sind. (Küche, Heizung, Bodenbeläge, etc.)