Mehr Zeit: Machen Sie Schluss mit ineffizienten Meetings


Von Meeting zu Meeting zu Meeting: Das ist der Alltag vieler Mitarbeiter, Manager und Führungskräfte. Je höher Sie auf der Hierarchie-Stufe angelangt sind, desto mehr nimmt der Meeting-Wahnsinn in aller Regel zu. Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoller, z.B. für Self-Promotion!

Wären Meetings effizienter, wären sie seltener

Keine Frage, Meetings haben ihre Berechtigung. Sie bringen in der Idealform die richtigen Menschen an einen Tisch, sorgen für schnellen Wissens- und Meinungsaustausch sowie für alle Entscheidungen, die in diesem Kreis getroffen werden müssen.

Die Meetingkultur der Realität sieht allerdings oft anders aus: den meisten Meetings mangelt es an der nötigen Konkretisierung. Das heißt, es gibt kein klares Ziel, es werden keine Entscheidungen gefällt und nur selten haben die Teilnehmer nach dem Meeting das Gefühl, es wäre wirklich sinnvoll gewesen, dabei zu sein.

Wer viel Zeit in Meetings verbringt, kennt diesen Frust. Denn während die Zeit im Meeting nur langsam vergeht, wird die Arbeit auf dem Schreibtisch oder im Maileingang nicht weniger.

Acht Tipps, wie Sie Ihre Meeting-Effizienz steigern

Die nachfolgenden Tipps unterstützen Sie darin, effiziente Meetings zu gestalten, in denen Sie Ihr Ziel wirklich erreichen.

Sie haben möglichweise weniger direkten Einfluss auf von anderen organisierte Meetings. Doch es gilt „You go first.!“ Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und andere werden Ihnen folgen.

 

  1. Ist ein Meeting notwendig?

Fragen Sie sich selbst, ob ein Meeting wirklich notwendig ist, bevor Sie einen Termin einstellen. Vieles lässt sich schon mithilfe eines Telefonates oder eines kurzen Gesprächs erledigen.

Viele Menschen setzen Meetings an, weil sie keine Lust haben, allein über die Lösung nachzudenken oder weil sie das Thema auf die Weise gut verschieben können mit der Ausrede “Ich habe ein Meeting angesetzt.”.

 

  1. Sinn und Zweck, Agenda und Ergebnis formulieren

Definieren Sie vor dem Meeting den Sinn und Zweck des Meetings, eine kurze Agenda sowie das Ergebnis, das Sie erreicht haben, wenn das Meeting perfekt gelaufen ist. Hierbei kommt es nicht auf Masse an, sondern darauf, dass die wesentlichen Punkte genannt sind.

Schicken Sie beides mit Ihrer Einladung raus und schreiben Sie es vor oder zu Beginn des Meetings auf ein für alle sichtbares Flipchart.

  1. Nur die einladen, die wirklich notwendig sind

Laden Sie nur die Teilnehmer ein, die wirklich wichtig sind. Mit der Zahl der Teilnehmer steigt weder die Effizienz noch die Fokussierung. Die Menschen, die Sie nicht einladen, werden es Ihnen sehr wahrscheinlich danken.

  1. Alle einladen, die notwendig sind

Laden Sie alle Personen ein, die zum Erreichen des Meeting-Ziels notwendig sind. Wenn es sich zum Beispiel um ein Meeting handelt, in dem Entscheidungen getroffen werden sollen, muss jeder dabei sein, der zur finalen Verabschiedung der Entscheidung notwendig ist.

Es ist Zeitverschwendung, wenn das Meeting ohne Teilnahme der relevanten Personen stattfindet. Sie können natürlich nur erkennen, ob alle teilnehmen, wenn Sie eine Antwort auf Ihre Einladung erhalten. Daher sollten Sie diese immer einfordern.

  1. Zeitrahmen sinnvoll definieren

Die meisten Meetings sind viel zu lange terminiert. Viele Menschen tun dies aus Gewohnheit oder weil sie ihrem Thema eine bestimmte Bedeutung einräumen möchten. In den allermeisten Fällen reichen 30 Minuten, um das Meeting-Ziel zu erreichen. Je länger der Termin geplant ist, desto länger wird er dauern, da sich alle Beteiligten (bewusst oder unbewusst) mit ihrer Produktivität, der Dauer ihrer Beiträge sowie thematischen Ausflügen am Zeitrahmen ausrichten.

Die Daily Standups vieler Entwickler-Teams sind ein gutes Vorbild: Tägliche 15-Minuten-Meetings im Stehen reichen hier meist aus, um sich gegenseitig auf den aktuellen Stand zu bringen.

  1. Keine Serientermine

Die Motivation zu Serienterminen nimmt mit fortlaufendem Bestehen der Serie ab. “Wir treffen uns doch immer mittwochs um 14:00 Uhr” ist einfach kein motivierender Grund für ein Meeting.

Wenn Sie Serientermine vermeiden können, tun Sie es! Sie werden schon nicht vergessen, ein Meeting einzuberufen, wenn es einen konkreten und sinnvollen Anlass gibt. Bei den Terminen, bei denen eine Serie wirklich notwendig ist, sollten Sie ebenfalls vor jedem Termin Sinn und Zweck, die wesentlichen Gesprächspunkte sowie das Ergebnis definieren und an die Teilnehmer versenden. Terminieren Sie auch diese Termine so kurz wie möglich.

  1. Wer macht was bis wann?

Klären Sie in jedem Meeting die nächsten Schritte und zwar konkret. Sie erreichen nur dann Ergebnisse, wenn klar ist, wer was bis wann erledigt hat und dies fest- und nachgehalten wird. Für letzteres sollten Sie ebenfalls einen Verantwortlichen definieren.

  1. Telefone und Laptops aus

Zu lange, ineffiziente, nicht notwendige Meetings haben eins zur Folge: Die Menschen fangen in den Meetings an, ihre Arbeit zu erledigen. Wann auch sonst, wenn sie dauernd in Meetings sind?! Der Maileingang wird schließlich nicht von allein  leerer. Dies ist allerdings weder respektvoll gegenüber den anderen noch führt es zu besseren Meetings.

Einigen Sie sich mit allen Beteiligten darauf, Termine effizient und kurz zu gestalten. Im Gegenzug fordern Sie in diesem Zeitrahmen volle Konzentration der Beteiligten. Das bedeutet, Telefone und Laptops bleiben aus. Notfalls hören Sie auf zu sprechen, bis Sie wieder die volle Aufmerksamkeit haben.

Sie werden feststellen, wie viel einfacher und produktiver Meetings ablaufen, sobald Sie dies beherzigen. Auf dieser Grundlage kann auch eine neue Meeting-Kultur für ein ganzes Unternehmen entstehen. In vielen Unternehmen ist dies bereits im Wandel.


So behalten Sie im Meeting den Fokus

Derjenige, der den Rahmen der Kommunikation kontrolliert, kontrolliert auch die Kommunikation. Das heißt, er kontrolliert, worauf die anderen ihre Aufmerksamkeit lenken und ob das Meeting-Ziel erreicht wird.

Mittels einfacher verbaler Techniken können Sie im Meeting, aber auch in 1:1 Gesprächen und Diskussionen die Richtung der Kommunikation lenken.

 

Ergebnisorientierung

Wenn das Ziel klar ist, sollten Sie jede Handlung und jedes Ereignis unter der Prämisse beurteilen, ob sie dabei helfen, das angestrebte Ziel zu erreichen oder nicht. Wenn das Meeting-Thema zum Beispiel ist „Abstimmung und Verabschiedung des IT-Budgets 2017“ ist jeder Beitrag, jede Diskussion unter dem Aspekt zu beurteilen, ob dies dazu beiträgt, das Budget zu verabschieden. Wenn nicht, ist es Zeit für eine Refokussierung.

Diese erreichen Sie, indem Sie Fragen stellen wie: „Wie kann das relevant sein in Bezug auf unser Thema bzw. Ziel?“ Die Frage dient dem Ziel, den Fokus freundlich und bestimmt auf das eigentliche Thema zurück zu bringen. Möglicherweise ergibt sich auch tatsächlich ein Zusammenhang zum Ziel oder der Bedarf für die Auseinandersetzung mit diesem Thema.

 

Als ob – Methode

Es gibt Situationen, in denen Meetings  festgefahren sind. Gründe können sein, dass noch Unklarheiten über bestimmte Rahmenbedingungen fehlen, Teilnehmer Probleme mit unsicheren Faktoren oder Risiken haben oder jegliches kreative Potential im Rahmen des Meetings zum Erliegen gekommen ist.

Heben Sie das Meeting mittels verschiedener „Als ob-Fragen“ wieder auf ein produktives Niveau.

Beispiele für „Als-ob-Fragen“:

  • Was würde passieren wenn … in dieser Situation anders wäre?
  • Was würde … in dieser Situation machen? (das kann eine andere Person, ein anderes Team oder auch eine andere Firma sein, die gemeinhin als ernstzunehmend betrachtet wird)
  • Was ist das Schlimmste, was passieren könnte? Wie würden wir das lösen?
  • Wo werden wir in 6 Monaten von heute sein? Wie sind wir dahin gekommen?

 

Zustimmungs-Methode

Mit dieser Methode können Sie vor allem eine Gegenwehr oder eine  Konfrontation ihres Gegenübers verhindern. Streichen Sie das Wort „aber“ am besten ganz aus Ihrem Wortschatz und ersetzen Sie es durch „und“. Denn alles, was vor einem „aber“ gesagt wurde, wird automatisch stark relativiert, ganz gleich, ob dies Ihrer Intention entspricht oder nicht. Zum Beispiel:

 

„Ich schätze Ihre Meinung sehr, aber….“

„Sie leisten einen wirklich guten Beitrag, aber…“

„Ich verstehe Sie, aber …“

 

Was denken Sie, inwieweit der erste Teil Ihres Satzes noch ankommt oder ernst genommen wird? In vielen Fällen empfindet Ihr Gegenüber genau das Gegenteil und geht auf Konfrontationskurs. Sie erreichen ein völlig anderes Ergebnis, wenn Sie stattdessen wie folgt formulieren:

 

„Ich schätze Ihre Meinung sehr und ….“

„Sie leisten einen wirklich guten Beitrag und …“

„Ich verstehe Sie und …“

 

Sie können Ihren Punkt so elegant vermitteln, denn Ihr Gesprächspartner wird das Gesagte mit einer sehr viel höheren Wahrscheinlichkeit aufnehmen und nicht sofort in eine Gegenposition verfallen. Dies ist immens hilfreich in jeder Art von Kommunikation.

 

* Swantje Allmers ist NLP-Trainerin und Coach der MindVisory GmbH. Ihr Fokus als Trainerin liegt auf der Nutzung von NLP im Business-Bereich. Sie verfügt über eine umfangreiche NLP-Ausbildung, die sie in Europa und den USA absolvierte, wurde für ihre wissenschaftlichen Leistungen ausgezeichnet und ist zusätzlich als Unternehmensberaterin für zahlreiche Unternehmen tätig. Weitere Informationen unter www.mindvisory-seminars.de