Inventur: Aufnahme, Zeitpunkt, Umfang

Alle bilanzierenden Unternehmen müssen einmal jährlich eine Bestandsaufnahme machen. Worauf ist dabei zu achten? Welche Möglichkeiten der Vereinfachung lässt der Gesetzgeber hierbei zu?

Welches Ziel und welchen Hintergrund hat die Inventur?

Die Verpflichtung zur Inventur ergibt sich aus § 240 HGB sowie aus den §§ 140 und 141 Abgabenordnung. Nach diesen Vorschriften sind Jahresabschlüsse auf Grund jährlicher Bestandsaufnahme zu erstellen. Eine Inventur ist danach nur erforderlich, wenn bilanziert wird. Die ordnungsgemäße Inventur ist eine der Voraussetzungen für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung kann das Finanzamt den Gewinn teilweise oder vollständig schätzen.
Das Ergebnis der Inventur ist eine umfassende Liste aller Gegenstände, die dem Unternehmen gehören, gleich ob sie einen Wert haben oder nicht. Diese Liste, das sogenannte Inventar, muß vom Unternehmer unterzeichnet sein. Das Inventar muß die Überprüfung der Mengen und der angesetzten Werte ermöglichen. Es ist daher notwendig, daß über jeden Posten im Inventar folgende Angaben enthalten sind:

  • Menge (Maß, Zahl, Gewicht)
  • verständliche Bezeichnung des Gegenstands (Art, Größe, Artikelnummer)
  • Wert der Maßeinheit.

Die Aufnahme der Inventur

Grundsätzlich ist bei der Inventur die Menge eines Gegenstandes exakt zu bestimmen. Dies kann durch zählen, wiegen oder messen geschehen. Aber auch die Anwendung anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ist möglich, wenn das Ergebnis dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt (§ 241 Abs. 1 HGB).

Als weitere Inventurerleichterung kommen die Gruppenbewertung und der Festwert in Betracht.
Eine gute, ausführliche Vorbereitung der Inventur erleichtert den Vorgang der Mengenerfassung erheblich. Listen, die nach der Lagerordnung sortiert sind oder die verwandten Gebindegrößen enthalten, sind ein Beispiel für eine zeitsparende Aufnahme der Inventur.

Zeitpunkt der Inventur

  • 1. Zeitnahe Inventur

Eine ordnungsgemäße Bestandsaufnahme ist grundsätzlich am Bilanzstichtag (31.12.) oder innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchzuführen. Die Wahl des Tages der Inventuraufnahme kann innerhalb dieses 20 Tage-Zeitraums jährlich neu getroffen werden. Bestandsveränderung zwischen dem Tag der Bestandsaufnahme und dem Bilanzstichtag sind dabei zu berücksichtigen.

  • 2. Zeitverschobene Inventur

Die körperliche Inventur kann an einem Tag innerhalb der letzten 3 Monate vor oder der ersten 2 Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden, wenn durch ein Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren die ordnungsgemäße Bewertung zum Bilanzstichtag sichergestellt ist. Wichtig ist, daß die Inventur in den kommenden Jahren immer am selben Tag oder am Bilanzstichtag stattfinden muß. Die Fortschreibung kann nach der folgenden Methode vorgenommen werden, wenn die Zusammensetzung des Warenbestandes am Bilanzstichtag nicht wesentlich von der Zusammensetzung am Inventurstichtag abweicht:

Beispiel:
Körperliche Inventur am 30.11., Wert 100.000,– €
+ Wareneingang 01. – 31.12., 50.000,– €
– Wareneinsatz für verkaufte Waren 01.-31.12. 40.000,– €
Ergebnis Inventur- bzw. Bilanzwert 31.12. 110.000,– €.

Wenn der Wareneinsatz nicht genau zu ermitteln ist, kann dieser durch den üblichen Rohgewinnaufschlag berechnet werden.
Es ist auch zulässig Teile des Warenbestandes am Bilanzstichtag und andere Teile im Wege der Fortschreibung bzw. Rückrechnung zu erfassen. Das Fortschreibungs- bzw. Rückrechnungsverfahren ist im allgemeinen nur für solche Wirtschaftsgüter anzuwenden, die lediglich geringen Preisschwankungen unterliegen.

  • 3. Permanente Inventur

Eine körperliche Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag kann unterbleiben, wenn der Bestand an diesem Stichtag nach Art und Menge anhand von Lagerbüchern (z.B. EDV-unterstützte Lagerverwaltung) festgestellt werden kann. Dabei ist allerdings einmal im Wirtschaftsjahr der Buchbestand durch körperliche Bestandsaufnahme zu überprüfen.

Umfang der Inventur

Das Inventar (Bestandsverzeichnis) muß den Nachweis ermöglichen, daß die Bestände vollständig aufgenommen worden sind. Dazu ist es regelmäßig notwendig die Inventur räumlich getrennt vorzunehmen und das Bestandsverzeichnis entsprechend zu gliedern (z.B. Verkaufsräume, Lager, Werkstatt, Schaufenster usw.).

Auch Hilfs- und Betriebsstoffe sind aufzunehmen. Es sind jedoch an die Bestandsaufnahme der Hilfs- und Betriebsstoffe keine unzumutbaren Anforderungen zu stellen. Im allgemeinen genügt es, wenn sie mit einem angemessenen geschätzten Wert erfaßt werden.

Aus den Inventurunterlagen muß erkennbar sein, wie die Bewertung der fertigen und unfertigen Erzeugnisse erfolgte. Bei den unfertigen Erzeugnissen sollte der Fertigungsgrad angegeben werden. Minderwertige und wertlose Waren sind ebenfalls bestandsmäßig aufzunehmen. Die Bewertung kann dann ggf. mit 0,00 € erfolgen.

In das Bestandsverzeichnis müssen grundsätzlich sämtliche bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens aufgenommen werden, auch wenn sie bereits abgeschrieben sind. Auf die körperliche Bestandsaufnahme des beweglichen Anlagevermögens kann verzichtet werden, wenn ein besonderes Anlagenverzeichnis geführt wird. Grundsätzlich sind auch geringwertige Wirtschaftsgüter in einem besonders Verzeichnis zu erfassen. Leasing-Gegenstände sind im Anlagenverzeichnis zu erfassen, wenn sie dem Leasingnehmer zuzurechnen sind.

Auch die Erfassung der Kilometerstände betrieblich genutzter PKW bzw. LKW zum Inventurstichtag gehört zu einer ordnungsgemäßen Inventur.
Zur Inventur gehört auch die Aufnahme sämtlicher Forderungen und Verbindlichkeiten. Auch Besitz und Schuldwechsel sind einzeln zu erfassen. In einer laufenden, gut geführten Buchhaltung sind diese Bestände jedoch regelmäßig auf aktuellem Stand.
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Bewertungsverfahren

1. Einzelbewertung bzw. Gruppenbewertung

Grundsätzlich sind bei einer Inventur die Vermögensgegenstände einzeln zu erfassen und entsprechend zu bewerten. Soweit es den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht, können jedoch gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens sowie andere gleichartige oder annähernd gleichartige bewegliche Vermögensgegenstände jeweils zu einer Gruppe zusammengefaßt und mit dem gehobenen Durchschnittswert angesetzt werden.

2. Festwert

Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Rohhilfs- und Betriebsstoffe können, wenn sie regelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist, mit einer gleichbleibenden Menge und einem gleichbleibendem Wert angesetzt werden, sofern ihr Bestand in seiner Größe, seinem Wert und seiner Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegt. Für die durch Festwerte erfaßten Gegenstände entfällt eine jährliche Inventur. Roh, Hilfs- und Betriebsstoffe des Vorratsvermögens sind dann regelmäßig nur an jedem dritten Bilanzstichtag aufzunehmen.