Die Kunst zu delegieren oder wollen Sie alles selbst machen?

Delegieren heißt, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere – in der Regel an Mitarbeiter – zu übertragen. Und genau damit tun sich viele Menschen aus den verschiedensten Gründen schwer. Neigen Sie vielleicht auch dazu, lieber alles selbst zu machen?

Wir haben hier eine Reihe hilfreicher Tipps für ein wirkungsvolles Delegieren für Sie zusammengestellt:

5 Gründe, warum Sie konsequent delegieren sollten

Viele Führungskräfte tun sich schwer damit, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zu aus der Hand zu geben. Vielleicht haben sie schlechten Erfahrungen gemacht und denken, sie selbst würden das Ganze sowieso besser hinbekommen. Vielleicht scheuen sie auch das Risiko, dass ihre Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen Fehler begehen. Auch der Wunsch nach Anerkennung kann dazu führen, lieber keine Aufgaben zu übertragen, denn wer viel zu tun hat, fühlt sich selbst oft wichtig und bedeutsam. Weitere Vorbehalte gegen das Delegieren sind Ehrgeiz, Angst vor der Konkurrenz, Kontrollsucht und vieles mehr.

Richtiges Delegieren hat aber weit mehr Vorteile als Nachteile.

Gute Gründe für das Abgeben

Hier finden Sie fünf gute Gründe dafür, in Zukunft mehr Arbeit an Ihre Mitarbeiter abzugeben:

  • Sie erzielen bessere Arbeitsergebnisse
  • Sie gewinnen mehr Zeit für das Wesentliche
  • Sie fördern Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Sie ernten Anerkennung als Führungsperson
  • Sie haben weniger Stress

Bessere Arbeitsergebnisse durch Delegation

Sie können nicht in allen Bereichen gleich gut sein. Wie gut Sie auch immer sind – es gibt Tätigkeiten, die andere einfach besser können als Sie. Und das ist nicht schlimm, sondern Ihre Chance! Es macht einfach Sinn, sich ein Team an fähigen Kräften zusammenzustellen, denn durch Delegation können so viel bessere Arbeitsergebnisse erzielt werden. Durch die Kombination verschiedener Kompetenzen werden überhaupt erst größere Projekte möglich, die Sie allein gar nicht bewältigen könnten.

Delegieren macht Sie besser

Dadurch, dass Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten delegieren, können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und so in Ihren Fähigkeiten stetig besser werden. Die freie Zeit können Sie dafür nutzen, sich darauf zu konzentrieren, Ihre Stärken auszubauen bzw. Schwächen anzugehen.

Durch Delegation fördern Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

Wenn Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Aufgaben anvertrauen, steigern Sie damit deren Selbstbewusstsein. Sie fördern Eigeninitiative und ermöglichen es ihnen, stetig ihre Fähigkeiten und Kompetenzen zu erweitern.

Wer effektiv delegiert, erntet Anerkennung als Führungsperson

Wenn Sie effektiv delegieren können, ist Ihnen Anerkennung durch andere gewiss. Delegieren zu können ist eine echte Erfolgseigenschaft von Führungskräften und wird von anderen bewundert.

Weniger Stress durch wirksame Delegation

Last but not least dient Ihnen die Fähigkeit zu delegieren auch dazu, Stress und Burnout zu vermeiden. Wenn Sie Aufgaben konsequent an Ihre Mitarbeiter verteilen, vermindern Sie dadurch Ihre Arbeitslast und verhindern, dass Sie sich überarbeiten. Sie vereinfachen Ihr Leben und lernen, loszulassen. All das tut Ihnen kurz- und langfristig gut.

4 Bausteine für ein erfolgreiches Delegieren

Die Grundlage für erfolgreiche Delegation sind:

  • Vertrauen
  • Transparenz
  • Kommunikation
  • Feedback

Vertrauen bildet das Fundament

Ohne Vertrauen auf beiden Seiten ist eine effektive Delegation schlicht nicht möglich.

Ihr Vertrauen in Ihre Mitarbeiter – Zunächst müssen Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen und ihn zutrauen, dass sie die Aufgaben erledigen können. Wenn Sie dieses Vertrauen nicht haben, wird es Ihnen schwer fallen, Aufgaben abzugeben. Vielleicht denken Sie nun „Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser“? Und genau um diese Gradwanderung geht es: Kontrolle ist wichtig, besonders dann, wenn Sie Verantwortung tragen. Aber Delegieren heißt auch, ein Stück Verantwortung abzugeben. Wenn Sie niemanden zutrauen, die Aufgaben zu erledigen, ist Ihr Delegiervorhaben von vornherein zum Scheitern verurteilt. Sie können schlicht nicht alles kontrollieren. Das ist ja auch nicht der Sinn der Sache. Suchen Sie sich fähige Personen und lernen Sie zu vertrauen.

Das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Sie – Unerlässlich ist auch, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen vertrauen. Sie müssen den Mut haben, Ihnen zu sagen, wenn sie eine Aufgabe überfordert, sie Unterstützung brauchen oder auch Fehler eingestehen können. Hier hängt vieles von Ihrer Reaktion ab. Wenn Sie dann schnell ungehalten oder ungeduldig werden, kann keine förderliche Atmosphäre entstehen. Schaffen Sie eine konstruktive Atmosphäre von Offenheit und Unterstützung und eine gesunde Fehler- und Kritikkultur.

Ohne Transparenz keine Eigenverantwortung

Wer Ihre Aufgaben erledigen soll, muss weniger wissen, was er genau tun soll, sondern vor allem, worauf die Erledigung der jeweiligen Aufgabe abzielt. Entscheidend ist, dass die Zielsetzung für alle Beteiligten klar ist. Nur so kann überhaupt erreicht werden, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mitdenken und die Chance haben, selbständig zu handeln und Entscheidungen zu fällen.

Nötig sind also:

  • ausreichende Informationen über die Aufgabe und alles, was für ihre Erledigung wichtig ist,
  • klare Anweisungen in Bezug auf das, was Sie erwarten, dabei aber ausreichend Handlungsspielraum, um die Aufgabe nach eigenem Gutdünken erfüllen zu können,
  • Informationen zu Sinn und Ziel der Aufgabe, denn nur wer weiß, was das Ziel ist, kann es auch erreichen
  • und die Bedeutung der Aufgabe im Projektzusammenhang, denn nur dann wird möglich, dass Ihre Mitarbeiter über den berühmten Tellerrand hinausschauen können.

Leider sind viele Führungskräfte der Ansicht, dass ihre Untergebenen nicht viel wissen brauchen – sie sollen einfach nur tun, was man ihnen sagt. Diese Einstellung hat aber weniger etwas mit einer effektiven Delegation zu tun, als vielmehr mit schlichtem Befehlen. Idealerweise erfüllen die Personen, an die Sie die Aufgabe delegieren, diese besser als Sie. Und das erreichen Sie nur dann, wenn Sie Ihren Mitarbeiter auch entsprechend gegenübertreten. Wenn Sie befehlen, bekommen Sie Untergebene, die im besten Fall genau das tun, was man ihnen sagt. Wenn Sie aber den Mut zum Delegieren haben, bekommen Sie Mitarbeiter, die mitdenken und eigenständig Lösungen entwickeln. Um das zu erreichen, müssen Sie bereit sein, alle wichtigen Informationen zur Verfügung zu stellen und auch sofort neue Entwicklungen im Projekt weiterzugeben.

Kommunikation ist der Schmierstoff der erfolgreichen Delegation

Ohne eine effektive Kommunikation geht es nicht. Effektive Kommunikation heißt, das sicher gestellt wird, dass

  • alle wichtigen Informationen genau dort ankommen, wo sie gebraucht werden und
  • dass alle Informationen auch tatsächlich verstanden werden, wie sie gemeint waren.

Um das zu erreichen, müssen Sie ein funktionierendes Kommunikationssystem entwickeln. Ob Sie dafür Ihr Intranet, schwarze Blätter, Rundschreiben oder das persönliche Wort nutzen, bleibt Ihnen und der jeweiligen Situation in Ihrem Unternehmen überlassen. Entscheidend ist, dass das System funktioniert.

Kontrolle und Feedback: Lob und neue Wege

Wenn Sie Aufgaben delegieren, heißt das nicht, dass Sie sich dann überhaupt nicht mehr um die Ergebnisse kümmern sollen. Sie müssen ja z.B. für sich selbst herausfinden, ob Ihre Delegationsstrategie nützlich und sinnvoll ist und auch ob Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen den Aufgaben gewachsen sind.

Es geht hierbei um eine konstruktive Kontrolle mit Hinblick auf die Ziele, die Sie als Unternehmen oder Abteilung erreichen wollen. Deshalb ist es sehr hilfreich, konkrete Ziele zu erarbeiten, so dass dann schnell deutlich wird, ob die Ziele erreicht sind oder nicht. So wird eine relativ emotionslose Kontrolle und ein konstruktives Feedback möglich. Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter ja auch erst mit der neuen Verantwortung, die ihnen nun zugestanden wird, umgehen lernen müssen. Da kann es immer auch zu Fehlern kommen. Wo aber Kontrolle und Kritik in Hinblick auf gemeinsame Zielsetzungen vollzogen werden, können alle daraus lernen.

Delegationsstrategien: Welche Aufgaben Sie wie delegieren können

Sie wissen nun, warum Sie delegieren sollten und wie Sie es tun können. Fragt sich jetzt noch, was Sie eigentlich alles delegieren können und was es bei den verschiedenen Aufgabentypen zu beachten gibt.

Grundsätzlich gilt: Delegierbar ist (fast) alles

Wenn Sie sich die Tätigkeiten von Unternehmensleitern weltweiter Unternehmen anschauen, wird schnell deutlich, dass fast alle Aufgaben in einem Unternehmen delegierbar sind.

Am Anfang steht die Analyse

Damit Sie für sich entscheiden können, was Sie alles delegieren können, müssen Sie erst einmal einen Überblick darüber gewinnen, welche Aufgaben Sie überhaupt alle zu erledigen haben. Stellen Sie dafür einmal einen gezielten Wochenplan auf, in dem Sie alle Ihre Aufgaben notieren.

Sie werden verschiedene Aufgabenbereiche herausfinden:

  • Routineaufgaben, die immer wieder anstehen
  • kurzfristige Einmalaufgaben
  • komplexe und schwierige Tätigkeiten
  • Anforderungen, die an Ihre Person gestellt werden
  • Tätigkeiten, die Sie auf jeden Fall selbst machen möchten

Delegieren von Routineaufgaben

In jedem Unternehmen gibt es Routineaufgaben. Solche Tätigkeiten zeichnen sich dadurch aus, dass der Ablauf der Aufgaben immer gleich ist. Routineaufgaben können die meisten Menschen problemlos delegieren, denn die Anweisungen sind hier leicht zu geben und es besteht ein relativ geringes Risiko, dass tatsächlich etwas schief geht.

Aber Vorsicht: Wenn Sie immer nur die gleichen – anspruchslosen – Tätigkeiten an ein- und denselben Mitarbeiter delegieren, könnte es sein, dass Sie ihn oder sie auf Dauer frustrieren. Es gibt Menschen, die gerne auch über längere Zeiträume die gleichen Tätigkeiten ausführen. Den meisten Menschen wird so etwas aber schnell langweilig und sie sind irgendwann deutlich unterfordert. Genauso wie Überforderung schadet Unterforderung der Motivation. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie trotz der Delegation von Routineaufgaben immer auch neue Herausforderungen für jeden einzelnen Ihrer Mitarbeiter finden – natürlich nicht täglich, aber immer wieder zwischendurch. So halten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motiviert.

Einfache Einmalaufgaben

Immer wieder bekommen wir Aufgaben auf unseren Tisch, bei denen wir denken „Na, das müsste ich ja nun wirklich nicht selbst machen!“ Das können z.B. Emails oder Briefe sein, die beantwortet werden müssen, Dokumente, die einfach nur abgeheftet werden müssen, die aber irgendwie bei Ihnen gelandet sind oder andere kleinere und größere Aufgaben, für deren Erfüllung Sie eigentlich nicht nötig sind.

Wenn Sie solche Aufgaben delegieren, stellt sich oft die Frage, ob die Delegation nicht länger dauert oder mehr Aufwand bedeutet, als wenn Sie es schnell selbst machen.

Sehr von Vorteil ist es, wenn Sie jemanden um sich haben, der so eigenständig arbeitet, dass er oder sie solche Aufgaben selbst registriert und erledigt. Das macht Ihnen den Kopf frei. Manchmal ist aber, wie schon gesagt, einfach effektiver, selbst zuzupacken.

Delegation bei wichtigen und komplexen Aufgaben

In Ihrem Wochenplan werden außerdem viele Aufgaben, von denen Sie meinen, dass Sie selbst diese ausführen müssen, oder bei denen Sie auf jeden Fall beteiligt sein wollen. Dazu gehören

  • komplexe Aufgaben, für die viel Knowhow nötig ist,
  • Prestigeaufgaben,
  • umfassende Projektplanungen,
  • Aufgaben in Krisensituationen

u.ä.

Doch auch hier gibt es zumindest Teilaufgaben, die immer delegierbar sind. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen regelmäßig und konsequent über die großen Projekte, die anstehen und vor allem auch über die wichtigen Zusammenhänge informieren, ist eine Delegation auch von komplexen und schwierigen Aufgaben gut möglich. Sie sollten in diesem Fall zusammen mit den Mitarbeitern sehr konkrete Teilziele formulieren und immer mal wieder nachfragen, ob vielleicht Probleme auftauchen und ob jemand vielleicht Unterstützung braucht. Tun Sie das nicht kontrollierend, sondern interessiert und hilfsbereit – drängen Sie sich aber nicht auf. Wie schon weiter vorn gesagt, müssen Sie Ihren Mitarbeitern schon auch ein bisschen was zutrauen.

Aufgaben, die an Ihre Person gebunden sind

Hierbei handelt es sich z.B. um Einladungen zu Empfängen, Schreiben von Fachartikeln oder Anfragen an Ihre Person für Vorträge o.ä.

In der Regel sind das Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen, denn Sie sind als Person gefragt. Aber auch hier gibt es einige Möglichkeiten, solche Tätigkeiten von anderen ausführen zu lassen. So können Sie durchaus auch einmal Ihren Stellvertreter oder eine vielversprechende Mitarbeiterin, die Sie gerne fördern möchten, hinschicken. Das ist natürlich immer von Fall zu Fall zu entscheiden. In jedem Fall sollten Sie hier die Auswahl der Person, die die Aufgabe für Sie übernimmt sehr wohlüberlegt treffen, denn ein schlechtes Ergebnis kann hier negativ auf Sie abfärben.

Aufgaben, die Sie selbst erledigen wollen.

Und dann sind da noch die Aufgaben, die Sie einfach gerne selbst machen möchten.

Wählen Sie diese Tätigkeiten mit Bedacht aus, denn Sie wollen ja nicht zu viel Arbeit haben. Es kann manchmal ganz schön schwer fallen, etwas jemand anderen machen zu lassen, wenn man eigentlich selbst Lust darauf hätte – besonders, wenn an seine Arbeit gerne macht. Dennoch ist eine Auswahl nötig. Setzen Sie klare Prioritäten in Hinblick auf die Ziele, die Sie noch erreichen wollen und wählen Sie konsequent danach aus, welche Dinge Sie selbst erledigen. Nur so verhindern Sie, sich nicht zu überarbeiten.

Die Kunst des Delegierens heißt zu lernen, sich wie ein Dirigent eines Orchesters zu fühlen und genauso konsequent die Aufgaben zu verteilen und effektiv zu steuern. Kein Dirigent würde je auf die Idee kommen, alle Instrumente selbst zu spielen.