was
ist dabei zu beachten?
Der
Anstellungsvertrag zum Geschäftsführer ist ein sehr komplexes
Regelungswerk. Hier geben wir Ihnen einen groben Überblick über
die wichtigsten Themen, die in einem solchen Vetrag zu regeln sind.
Eine
Checkliste soll Ihnen die vorbereitende Arbeit am Vertrag erleichtern.
Bestellung
und Anstellung
Der
Geschäftsführer hat eine Doppelstellung. Er ist Organ der GmbH
und deren gesetzlicher Vertreter (§ 35 Abs.1 GmbH-Gesetz). Er vertritt
die Gesellschaft nach außen gerichtlich und außergerichtlich.
Und er ist zugleich Angestellter der Gesellschaft.
Bestellung
und Anstellung sind sorgfältig zu trennen. Durch die Bestellung erhält
der Geschäftsführer die Organstellung. Sie unterliegt der Zuständigkeit
der Gesellschaftsversammlung, sofern in der Satzung nichts Abweichendes
bestimmt ist (§ 46 Nr. 5 GmbH-Gesetz)
Der
Anstellungsvertrag regelt das interne Dienstverhältnis zwischen Gesellschaft
und Geschäftsführer, also die Bedingungen des Anstellungsverhältnisses.
Die Schriftform ist für den Geschäftsführervertrag nicht
vorgeschrieben. Der Anstellungsvertrag kann mündlich oder auch durch
stillschweigendes Handeln geschlossen werden. Dennoch empfiehlt sich der
schriftliche Vertrag. Beweisschwierigkeiten werden vermieden, unklare Vertragsformulierungen
werden präzisiert, der Unterschied zwischen Absichtserklärung
und konkreter Zusage wird deutlich.
Für
Gesellschafter - Geschäftsführer - vor allem, wenn der Kapitalanteil
50 % überschreitet - ist der schriftliche Anstellungsvertrag unverzichtbar.
Diese Geschäftsführer haben sonst ein steuerliches Problem. Gehaltszahlungen
und Sachbezüge können nur als Betriebsausgabe angesetzt werden,
wenn sie im voraus vereinbart wurden. Der Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung
gelingt nur durch Vorlage eines schriftlichen Anstellungsvertrages (und
eine entsprechende Durchführung der vertraglichen Zusagen).
Für
die Geschäftsführer hat der sorgfältig verhandelte und schriftlich
geschlossene Vertrag noch eine zusätzliche Bedeutung. Er ist ein wichtiges
Element seiner persönlichen Sicherheit. Arbeitnehmerschutzvorschriften
gelten für den Geschäftsführer nicht, z. B. Kündigungsschutzgesetz,
Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz, Arbeitsgerichtsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz,
Mutterschutzgesetz, Bundesurlaubsgesetz. Der Geschäftsführermuß
also seine Tätigkeitsvergütung verhandeln und sich gegen unvorhersehbare
Ereignisse in seinem persönlichen Bereich, wie Krankheit, Invalidität,
absichern (z.B. durch Pensionszusagen, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
etc.).
Aufgaben
und Kompetenzen
Die
grundsätzliche Kompetenzverteilung läßt sich bei der GmbH
wie folgt charakterisieren: Das oberste Willensbildungsorgan ist die Gesellschafterversammlung;
ihr obliegen die Grundlagenentscheidungen. Zudem kann sie sich Geschäftsführerangelegenheiten
vorbehalten oder auch im Einzelfall an sich ziehen. In dem verbleibenden
Rahmen kann der Geschäftsführer tätig werden.
Die
Festlegung der Aufgaben gehört zu den wesentlichen Bestandteilen des
Anstellungsvertrages. Bei einem Alleingeschäftsführer wird dieser
Regelungsbereich unproblematisch sein. Er hat die Gesamtleitung des Unternehmens
und trägt die Gesamtverantwortung als Unternehmer und Arbeitgeber.
Bei
einem Mehr-Personen-Gremium vermeidet die eindeutige und klare Abgrenzung
der Tätigkeit späteren Streit. Stellenbeschreibungen in herkömmlichen
Sinn sind nicht üblich, die Beschreibung der Aufgabe in Stichworten
genügt.
In
größeren Unternehmen werden die Aufgaben und Pflichten oft im
Rahmen einer Geschäftsordnung und eines Geschäftsverteilungsplanes
definiert. Die Geschäftsordnung für die Geschäftsführer
beschreibt unter anderem die Ziele der Geschäftsführung, die
Entscheidungsbefugnisse der Gesamtgeschäftsführung, die besonderen
Aufgaben des Vorsitzenden, der Geschäftsführung sowie das Verfahren
bei Sitzungen und Beschlußfassung
Zustimmungspflichtige
Geschäfte
Die
Geschäftsführungsbefugnis ist häufig eingeschränkt.
Im Interesse des Unternehmens erscheint es zweckmäßig, außergewöhnliche
Geschäfte von der Zustimmung der Gesellschafterversammlung bzw. des
Beirates/Aufsichtsrates abhängig zu machen. Betroffen sind vor allem
Rechtshandlungen und Geschäfte, die für das Unternehmen ein hohe
Risiko bedeuten oder langfristige Verbindlichkeiten begründen.
Beispiele:
-
Sitzverlegung
und Veräußerung des Unternehmens im Ganzen oder von Teilen desselben.
-
Errichtung
und Aufgabe von Zweigniederlassungen.
-
Aufnahme
und Aufgabe eines Geschäftszweiges.
-
Erwerb,
Veräußerung, Belastung von Grundstücken.
Soweit
die Satzung einen Katalog genehmigungsbedürftiger Geschäfte enthält
- das ist zumeist der Fall -, muß dieser vom Geschäftsführer
beachtet werden. Die Satzung hat gegenüber dem Anstellungsvertrag
Vorrang.
Marktübliche
Bezüge
Einer
der entscheidenden Punkte eines jeden Vertrages ist die Vergütung
des Geschäftsführers. Die Bezüge sollten in Höhe und
Struktur marktüblich und angemessen sein.
Zu
den wichtigsten Faktoren für die Höhe der Vergütung gehören
die Anzahl der Geschäftsführer, die Unternehmensgröße,
das unternehmerische Risiko und die Ertragslage. Mit steigenden Umsätzen
und Gewinnen wachsen auch die Bezüge der Geschäftsführer.
In
kleinen GmbHs bis fünf Millionen Umsatz erhalten Geschäftsführer
im Durchschnitt 1997 110.000,00 € pro Jahr, in Unternehmen mit bis zu
50 Millionen € Umsatz liegen die Jahresgesamtbezüge bei ca. 120.000,00
€.
Variable
Vergütung
Die
Erfolgsbeteiligung ist bei den Geschäftsführern überwiegend
üblich. Sie ist psychologisch und betriebsWirtschaftlich sinnvoll.
Ein Teil der Vergütung des Geschäftsführers wird mit der
Wirtschaftlichen Lage und Entwicklung des Unternehmens verbunden, dessen
Geschicke er maßgeblich bestimmt. Die von der Finanzverwaltung momentan
akzeptierte Höhe des variablen Anteils beträgt maximal 25 % der
Jahresbezüge. Dies ist betriebsWirtschaftlich nicht nachvollziehbar
und kontraproduktiv. Es wird jedoch im Frühjahr 1998 eine Veröffentlichung
des Bundesminister der Finanzen erwartet, in der klarstellende und für
die Finanzverwaltung bindende Regelungen enthalten sein werden.
Die
Mehrzahl der Tantiemeregelungen knüpft an den Unternehmensgewinn an,
zumeist der Gewinn vor Steuern, teilweise auch Steuern oder das Betriebsergebnis.
Möglich ist unter bestimmten Bedingungen aber auch eine umsatzabhängige
Tantieme.
Vor
allem beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer haben mit
der steuerlichen Anerkennung Ihrer Vergütung oft ein Problem. Das
Finanzamt akzeptiert weder überhöhte Bezüge, noch rückwirkende
Leistungen an Mehrheitsgesellschafter. Die Beträge werden als verdeckte
Gewinnausschüttung (vgl. § 8 Abs. 3 Körperschaftssteuergesetz),
dem Gewinn der GmbH wieder zugeschlagen. Steuernachzahlungen sind die Folge.
Für
die Tantiemegestaltung der Gesellschafter-Geschäftsführer hat
der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 05. Oktober 1994 klare Vorgaben formuliert.
Übersteigt die Höhe der Tantieme 50% des Jahresüberschusses
der GmbH, spricht der Beweis des ersten Anscheins für die Annahme
einer verdeckten Gewinnausschüttung.
Die
Jahresgesamtbezüge sollen in der Regel zu mind. 75% aus einem Festgehalt
und zu höchstens 25% aus einem variablen (erfolgsabhängigen)
Tantiemeanteil bestehen.
Die
Tantieme ist bei jeder Gehaltsanpassung auf ihre Angemessenheit zu prüfen,
spätestens nach drei Jahren.
Diese
Grundsätze sind durch Schreiben des Bundesfinanzministers vom 03.
Januar 1996 und durch Aufnahme in die Körperschaftssteuerrichtlinien
in die Praxis der Finanzverwaltung übernommen worden. Der Gesellschafter-Geschäftsführer
muß sich also darauf einstellen.
Gehaltsfortzahlung
bei Krankheit und Tod
Bei
Krankheit sind Geschäftsführer nur ungenügend abgesichert.
Das Gesetz (§ 616 Abs.1 BGB) gibt ihnen einen Anspruch auf Gehaltsfortzahlung
für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“.
Um Konflikte nicht erst entstehen zu lassen, empfiehlt sich eine Aussage
im Anstellungsvertrag. Die übliche Zahlungsdauer beträgt zwölf
Monate. In kleineren Unternehmen sechs Monate.
Der
Vertrag sollte die Zahlung der Differenz zwischen Krankengeld der gesetzlichen
oder privaten Kasse und dem Nettoeinkommen vorsehen. Andernfalls müßte
primär das Unternehmen zahlen, die Kasse würde nur hilfsweise
leisten. Seltener wird in den Geschäftsführerverträgen an
die Hinterbliebenen gedacht. Die übliche Gehaltsfortzahlung im Todesfall
beträgt drei Monate.
Betriebliche
Altersvorsorge:
Die
betriebliche Altersversorgung ist für den Geschäftsführer
die wertvollste und für das Unternehmen zugleich die teuerste Zusatzleistung.
In einer angemessenen Pensionszusage kann die Gesellschaft dem Geschäftsführer
gewähren:
-
Altersrente
-
Invaliditätsrente
-
Witwenrente
-
Waisenrente
Für
die Pensionszusagen gelten allerdings (vor allem bei Gesellschafter-Geschäftsführern)
sehr restriktive Bestimmungen:
Voraussetzungen
für die steuerliche Anerkennung:
formell
-
zivilrechtlich
wirksam zugesagt durch die Gesellschafterversammlung
-
im Voraus
getroffene Vereinbarung (ohne schädliche Vorbehalte)
-
klare
und eindeutige Regelung
-
Schriftform
(am Bilanzstichtag) gem. § 6a Abs. 1 Nr. 3 EStG
betriebliche
Veranlassung
-
Ernsthaftigkeit:
Pensionsalter nicht unter 60 Jahren
-
Erdienbarkeit:Zusage
max. auf das 70. Lebensjahr Erdienbarkeitsfrist: 7 Jahre bei Fremdgeschäftsführer
10 Jahre bei Gesellschaftergeschäftsführer
-
Finanzierbarkeit:
Zusage darf bei unmittelbarem Eintritt nicht zur Überschuldung der
GmbH führen (Ansatz: Barwert!)
Angemessenheit
-
Einbeziehung
in die Gesamtvergütung des Geschäftsführers mit der fiktiven
Jahresnettoprämie
-
Keine
Überversorgung (höhere Pension als 75% der Aktivbezüge)
-
Wartefrist
von 5 Jahren nach der Einstellung als Geschäftsführer
Die
gesetzliche Sozialrente bleibt bei einer Pensionszusage unberücksichtigt.
Relativ häufig - vor allem in kleineren Unternehmen - wird eine Festbetragsrente
gewährt. Eine Anpassung der Rentenanwartschaft während der Aktivzeit
sollten sicherstellen, daß die Altersrente nicht von der Inflation
ausgezehrt wird.
Die
betriebliche Invaliditätsrente erreicht in der Regel die Höhe
des jeweils angewachsenen Anspruchs auf Altersruhegeld. Die Voraussetzungen
der Invalidität richten sich überwiegend nach dem Begriff der
„Berufsunfähigkeit“ (§ 43, Sozialgesetzbuch VI). Die Höhe
der Witwenrente beträgt - analog zu den Bestimmungen der gesetzlichen
Rentenversicherungen der gesetzlichen Rentenversicherung - im allgemeinen
60 % der Geschäftsführerpension. Die Ehe muß im Regelfall
vor Vollendung des 60. Lebensjahr geschlossen worden sein (Spätehenklausel).
Ist der Ehepartner wesentlich jünger (z. B. 30 Jahre) als der Geschäftsführer,
wird oft die Zahlung der Witwenpension ausgeschlossen oder eingeschränkt
(Altersdifferenzklausel).
Halbwaisen
erhalten in der Regel 15% der Rente ihres verstorbenen Elternteils, Vollwaisen
20% bis 30%.
Dienstwagen
Der
Firmen-PKW gehört für Geschäftsführer zur Normalaustattung.
Übliche Fahrzeugtypen: BMW 5er Klasse, Mercedes E-Klasse: 280, 300.
Die uneingeschränkte Privatnutzung ist regelmäßig erlaubt.
Das
Risiko, durch Verkehrs- oder Sportunfälle berufsunfähig zu werden,
darf gerade bei Führungskräften mit häufigen Dienstreisen
nicht unterschätzt werden. Gerade für jüngere Geschäftsführer,
die noch keine nennenswerten Ansprüche in der Rentenversicherung erreicht
haben, ist daher eine Unfallversicherung eine wertvolle Nebenleistung.
Die Unfallversicherung (mit Abdeckung des dienstlichen und privaten Risikos)
bieten den notwendigen Schutz. Auf die angemessene Höhe der Versicherungssummen
sollte geachtet werden. Marktübliche Beträge: Deckungssumme bei
Tod einmal Jahresgesamtbezüge, bei Invalidität zweimal
Jahresgesamtbezüge.
Vertragsdauer
und Kündigung
Mit
Geschäftsführern in mittleren und kleineren Unternehmen werden
in der Regel Dienstverträge auf unbestimmte Zeit vereinbart. In größeren
Unternehmen überwiegt der Zeitvertrag - zumeist auf fünf oder
drei Jahre abgeschlossen.
Davon
zu unterscheiden ist der sogenannte langfristige Vertrag. Dabei wird der
Anstellungsvertrag auf eine Periode von zum Beispiel drei Jahren abgeschlossen.
Der Vertrag verlängert sich automatisch um eine weitere Vertragsperiode,
wenn er nicht vor Ablauf (mit angemessener Frist) gekündigt wird.
Ist
im Geschäftsführervertrag keine Kündigungsfrist festgeschrieben,
so beträgt die gesetzliche Kündigungsfrist für Fremdgeschäftsführer
oder nicht beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer vier
Wochen zum 15. Oder zum Ende eines Kalendermonats.
Checkliste
zum Geschäftsführervertrag
Eine
Grobübersicht, über Themen die ein Geschäftsführervertrag
regeln muß.
Aufgabe
Welche
Aufgaben werden dem GmbH-Geschäftsführer übertragen? Welche
Kompetenzen hat er dabei? Welche Geschäfte sind zustimmungspflichtig?
Bei Mehr-Personengremien sollte unbedingt eine Abgrenzung der Zuständigkeitsbereiche
erfolgen. |
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Bezüge
Welche
Höhe haben die regelmäßigen Bezüge des Geschäftsführers?
Zu beachten ist die Marktüblichkeit der Vergütung bei Gesellschafter-Geschäftsführer. |
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Tantieme
Welche
Höhe und welche Bemessungsgrundlage hat der variable Anteil der Geschäftsführervergütung?
Zu beachten ist unbedingt bei Gesellschafter-Geschäftsführern
die Gefahr einer verdeckten Gewinnausschüttung, wenn der Anteil der
variablen Vergütung mehr als 25% der Gesamtbezüge ausmacht. |
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Nebenleistungen
Welche
Nebenleistungen, wie beispielsweise Dienstwagen, Unfallversicherung erhält
der Geschäftsführer?
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Betriebliche
Altersversorgung
Erhält
der Geschäftsführer eine betriebliche Altersversorgung? Wenn
ja, in welcher Form und vor allem in welcher Höhe?. |
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Gehaltsfortzahlung
Wie
lange wird das Gehalt im Krankheitsfall weitergezahlt und in welcher Höhe? |
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Kündigungsfrist
Mit
welcher First kann das Vertragsverhältnis gekündigt werden? |
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