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  Steuerberater Esther Spahn

GmbH - Geschäftsführer - Vertrag:

was ist dabei zu beachten?

Der Anstellungsvertrag zum Geschäftsführer ist ein sehr komplexes Regelungswerk. Hier geben wir Ihnen einen groben Überblick über die wichtigsten Themen, die in einem solchen Vetrag zu regeln sind.

Eine Checkliste soll Ihnen die vorbereitende Arbeit am Vertrag erleichtern.

Bestellung und Anstellung
Aufgaben und Kompetenzen
Zustimmungspflichtige Geschäfte
Marktübliche Bezüge
Variable Vergütung
Gehaltsfortzahlung bei Krankheit und Tod
Betriebliche Altersvorsorge
Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung
Dienstwagen
Vertragsdauer und Kündigung
Checkliste zum Geschäftsführervertrag
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Bestellung und Anstellung

Der Geschäftsführer hat eine Doppelstellung. Er ist Organ der GmbH und deren gesetzlicher Vertreter (§ 35 Abs.1 GmbH-Gesetz). Er vertritt die Gesellschaft nach außen gerichtlich und außergerichtlich. Und er ist zugleich Angestellter der Gesellschaft.

Bestellung und Anstellung sind sorgfältig zu trennen. Durch die Bestellung erhält der Geschäftsführer die Organstellung. Sie unterliegt der Zuständigkeit der Gesellschaftsversammlung, sofern in der Satzung nichts Abweichendes bestimmt ist (§ 46 Nr. 5 GmbH-Gesetz)

Der Anstellungsvertrag regelt das interne Dienstverhältnis zwischen Gesellschaft und Geschäftsführer, also die Bedingungen des Anstellungsverhältnisses. Die Schriftform ist für den Geschäftsführervertrag nicht vorgeschrieben. Der Anstellungsvertrag kann mündlich oder auch durch stillschweigendes Handeln geschlossen werden. Dennoch empfiehlt sich der schriftliche Vertrag. Beweisschwierigkeiten werden vermieden, unklare Vertragsformulierungen werden präzisiert, der Unterschied zwischen Absichtserklärung und konkreter Zusage wird deutlich.

Für Gesellschafter - Geschäftsführer - vor allem, wenn der Kapitalanteil 50 % überschreitet - ist der schriftliche Anstellungsvertrag unverzichtbar. Diese Geschäftsführer haben sonst ein steuerliches Problem. Gehaltszahlungen und Sachbezüge können nur als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn sie im voraus vereinbart wurden. Der Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung gelingt nur durch Vorlage eines schriftlichen Anstellungsvertrages (und eine entsprechende Durchführung der vertraglichen Zusagen).
 Für die Geschäftsführer hat der sorgfältig verhandelte und schriftlich geschlossene Vertrag noch eine zusätzliche Bedeutung. Er ist ein wichtiges Element seiner persönlichen Sicherheit. Arbeitnehmerschutzvorschriften gelten für den Geschäftsführer nicht, z. B. Kündigungsschutzgesetz, Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz, Arbeitsgerichtsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz, Mutterschutzgesetz, Bundesurlaubsgesetz. Der Geschäftsführermuß also seine Tätigkeitsvergütung verhandeln und sich gegen unvorhersehbare Ereignisse in seinem persönlichen Bereich, wie Krankheit, Invalidität, absichern (z.B. durch Pensionszusagen, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall etc.).

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Aufgaben und Kompetenzen

Die grundsätzliche Kompetenzverteilung läßt sich bei der GmbH wie folgt charakterisieren: Das oberste Willensbildungsorgan ist die Gesellschafterversammlung; ihr obliegen die Grundlagenentscheidungen. Zudem kann sie sich Geschäftsführerangelegenheiten vorbehalten oder auch im Einzelfall an sich ziehen. In dem verbleibenden Rahmen kann der Geschäftsführer tätig werden.

Die Festlegung der Aufgaben gehört zu den wesentlichen Bestandteilen des Anstellungsvertrages. Bei einem Alleingeschäftsführer wird dieser Regelungsbereich unproblematisch sein. Er hat die Gesamtleitung des Unternehmens und trägt die Gesamtverantwortung als Unternehmer und Arbeitgeber.

Bei einem Mehr-Personen-Gremium vermeidet die eindeutige und klare Abgrenzung der Tätigkeit späteren Streit. Stellenbeschreibungen in herkömmlichen Sinn sind nicht üblich, die Beschreibung der Aufgabe in Stichworten genügt.

In größeren Unternehmen werden die Aufgaben und Pflichten oft im Rahmen einer Geschäftsordnung und eines Geschäftsverteilungsplanes definiert. Die Geschäftsordnung für die Geschäftsführer beschreibt unter anderem die Ziele der Geschäftsführung, die Entscheidungsbefugnisse der Gesamtgeschäftsführung, die besonderen Aufgaben des Vorsitzenden, der Geschäftsführung sowie das Verfahren bei Sitzungen und Beschlußfassung

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Zustimmungspflichtige Geschäfte

Die Geschäftsführungsbefugnis ist häufig eingeschränkt. Im Interesse des Unternehmens erscheint es zweckmäßig, außergewöhnliche Geschäfte von der Zustimmung der Gesellschafterversammlung bzw. des Beirates/Aufsichtsrates abhängig zu machen. Betroffen sind vor allem Rechtshandlungen und Geschäfte, die für das Unternehmen ein hohe Risiko bedeuten oder langfristige Verbindlichkeiten begründen.

Beispiele:

  • Sitzverlegung und Veräußerung des Unternehmens im Ganzen oder von Teilen desselben.
  • Errichtung und Aufgabe von Zweigniederlassungen.
  • Aufnahme und Aufgabe eines Geschäftszweiges.
  • Erwerb, Veräußerung, Belastung von Grundstücken.
Soweit die Satzung einen Katalog genehmigungsbedürftiger Geschäfte enthält - das ist zumeist der Fall -, muß dieser vom Geschäftsführer beachtet werden. Die Satzung hat gegenüber dem Anstellungsvertrag Vorrang.
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Marktübliche Bezüge

Einer der entscheidenden Punkte eines jeden Vertrages ist die Vergütung des Geschäftsführers. Die Bezüge sollten in Höhe und Struktur marktüblich und angemessen sein.

Zu den wichtigsten Faktoren für die Höhe der Vergütung gehören die Anzahl der Geschäftsführer, die Unternehmensgröße, das unternehmerische Risiko und die Ertragslage. Mit steigenden Umsätzen und Gewinnen wachsen auch die Bezüge der Geschäftsführer.
In kleinen GmbHs bis fünf Millionen Umsatz erhalten Geschäftsführer im Durchschnitt 1997 110.000,00 € pro Jahr, in Unternehmen mit bis zu 50 Millionen € Umsatz liegen die Jahresgesamtbezüge bei ca. 120.000,00 €.

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Variable Vergütung

Die Erfolgsbeteiligung ist bei den Geschäftsführern überwiegend üblich. Sie ist psychologisch und betriebsWirtschaftlich sinnvoll. Ein Teil der Vergütung des Geschäftsführers wird mit der Wirtschaftlichen Lage und Entwicklung des Unternehmens verbunden, dessen Geschicke er maßgeblich bestimmt. Die von der Finanzverwaltung momentan akzeptierte Höhe des variablen Anteils beträgt maximal 25 % der Jahresbezüge. Dies ist betriebsWirtschaftlich nicht nachvollziehbar und kontraproduktiv. Es wird jedoch im Frühjahr 1998 eine Veröffentlichung des Bundesminister der Finanzen erwartet, in der klarstellende und für die Finanzverwaltung bindende Regelungen enthalten sein werden.

Die Mehrzahl der Tantiemeregelungen knüpft an den Unternehmensgewinn an, zumeist der Gewinn vor Steuern, teilweise auch Steuern oder das Betriebsergebnis. Möglich ist unter bestimmten Bedingungen aber auch eine umsatzabhängige Tantieme.

Vor allem beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer haben mit der steuerlichen Anerkennung Ihrer Vergütung oft ein Problem. Das Finanzamt akzeptiert weder überhöhte Bezüge, noch rückwirkende Leistungen an Mehrheitsgesellschafter. Die Beträge werden als verdeckte Gewinnausschüttung (vgl. § 8 Abs. 3 Körperschaftssteuergesetz), dem Gewinn der GmbH wieder zugeschlagen. Steuernachzahlungen sind die Folge.

Für die Tantiemegestaltung der Gesellschafter-Geschäftsführer hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 05. Oktober 1994 klare Vorgaben formuliert. Übersteigt die Höhe der Tantieme 50% des Jahresüberschusses der GmbH, spricht der Beweis des ersten Anscheins für die Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung.

Die Jahresgesamtbezüge sollen in der Regel zu mind. 75% aus einem Festgehalt und zu höchstens 25% aus einem variablen (erfolgsabhängigen) Tantiemeanteil bestehen.

Die Tantieme ist bei jeder Gehaltsanpassung auf ihre Angemessenheit zu prüfen, spätestens nach drei Jahren.

Diese Grundsätze sind durch Schreiben des Bundesfinanzministers vom 03. Januar 1996 und durch Aufnahme in die Körperschaftssteuerrichtlinien in die Praxis der Finanzverwaltung übernommen worden. Der Gesellschafter-Geschäftsführer muß sich also darauf einstellen.

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Gehaltsfortzahlung bei Krankheit und Tod

Bei Krankheit sind Geschäftsführer nur ungenügend abgesichert. Das Gesetz (§ 616 Abs.1 BGB) gibt ihnen einen Anspruch auf Gehaltsfortzahlung für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“. Um Konflikte nicht erst entstehen zu lassen, empfiehlt sich eine Aussage im Anstellungsvertrag. Die übliche Zahlungsdauer beträgt zwölf Monate. In kleineren Unternehmen sechs Monate.

Der Vertrag sollte die Zahlung der Differenz zwischen Krankengeld der gesetzlichen oder privaten Kasse und dem Nettoeinkommen vorsehen. Andernfalls müßte primär das Unternehmen zahlen, die Kasse würde nur hilfsweise leisten. Seltener wird in den Geschäftsführerverträgen an die Hinterbliebenen gedacht. Die übliche Gehaltsfortzahlung im Todesfall beträgt drei Monate.

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Betriebliche Altersvorsorge:

Die betriebliche Altersversorgung ist für den Geschäftsführer die wertvollste und für das Unternehmen zugleich die teuerste Zusatzleistung. In einer angemessenen Pensionszusage kann die Gesellschaft dem Geschäftsführer gewähren:

  • Altersrente
  • Invaliditätsrente
  • Witwenrente
  • Waisenrente
Für die Pensionszusagen gelten allerdings (vor allem bei Gesellschafter-Geschäftsführern) sehr restriktive Bestimmungen:
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Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung:

formell

  • zivilrechtlich wirksam zugesagt durch die Gesellschafterversammlung
  • im Voraus getroffene Vereinbarung (ohne schädliche Vorbehalte)
  • klare und eindeutige Regelung
  • Schriftform (am Bilanzstichtag) gem. § 6a Abs. 1 Nr. 3 EStG
betriebliche Veranlassung
  • Ernsthaftigkeit: Pensionsalter nicht unter 60 Jahren
  • Erdienbarkeit:Zusage max. auf das 70. Lebensjahr Erdienbarkeitsfrist: 7 Jahre bei Fremdgeschäftsführer 10 Jahre bei Gesellschaftergeschäftsführer
  • Finanzierbarkeit: Zusage darf bei unmittelbarem Eintritt nicht zur Überschuldung der GmbH führen (Ansatz: Barwert!)
Angemessenheit
  • Einbeziehung in die Gesamtvergütung des Geschäftsführers mit der fiktiven Jahresnettoprämie
  • Keine Überversorgung (höhere Pension als 75% der Aktivbezüge)
  •  Wartefrist von 5 Jahren nach der Einstellung als Geschäftsführer


Die gesetzliche Sozialrente bleibt bei einer Pensionszusage unberücksichtigt. Relativ häufig - vor allem in kleineren Unternehmen - wird eine Festbetragsrente gewährt. Eine Anpassung der Rentenanwartschaft während der Aktivzeit sollten sicherstellen, daß die Altersrente nicht von der Inflation ausgezehrt wird.

Die betriebliche Invaliditätsrente erreicht in der Regel die Höhe des jeweils angewachsenen Anspruchs auf Altersruhegeld. Die Voraussetzungen der Invalidität richten sich überwiegend nach dem Begriff der „Berufsunfähigkeit“ (§ 43, Sozialgesetzbuch VI). Die Höhe der Witwenrente beträgt - analog zu den Bestimmungen der gesetzlichen Rentenversicherungen der gesetzlichen Rentenversicherung - im allgemeinen 60 % der Geschäftsführerpension. Die Ehe muß im Regelfall vor Vollendung des 60. Lebensjahr geschlossen worden sein (Spätehenklausel). Ist der Ehepartner wesentlich jünger (z. B. 30 Jahre) als der Geschäftsführer, wird oft die Zahlung der Witwenpension ausgeschlossen oder eingeschränkt (Altersdifferenzklausel).

Halbwaisen erhalten in der Regel 15% der Rente ihres verstorbenen Elternteils, Vollwaisen 20% bis 30%.

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Dienstwagen

Der Firmen-PKW gehört für Geschäftsführer zur Normalaustattung. Übliche Fahrzeugtypen: BMW 5er Klasse, Mercedes E-Klasse: 280, 300. Die uneingeschränkte Privatnutzung ist regelmäßig erlaubt.

Das Risiko, durch Verkehrs- oder Sportunfälle berufsunfähig zu werden, darf gerade bei Führungskräften mit häufigen Dienstreisen nicht unterschätzt werden. Gerade für jüngere Geschäftsführer, die noch keine nennenswerten Ansprüche in der Rentenversicherung erreicht haben, ist daher eine Unfallversicherung eine wertvolle Nebenleistung. Die Unfallversicherung (mit Abdeckung des dienstlichen und privaten Risikos) bieten den notwendigen Schutz. Auf die angemessene Höhe der Versicherungssummen sollte geachtet werden. Marktübliche Beträge: Deckungssumme bei Tod einmal Jahresgesamtbezüge, bei Invalidität zweimal
Jahresgesamtbezüge.

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Vertragsdauer und Kündigung

Mit Geschäftsführern in mittleren und kleineren Unternehmen werden in der Regel Dienstverträge auf unbestimmte Zeit vereinbart. In größeren Unternehmen überwiegt der Zeitvertrag - zumeist auf fünf oder drei Jahre abgeschlossen.

Davon zu unterscheiden ist der sogenannte langfristige Vertrag. Dabei wird der Anstellungsvertrag auf eine Periode von zum Beispiel drei Jahren abgeschlossen. Der Vertrag verlängert sich automatisch um eine weitere Vertragsperiode, wenn er nicht vor Ablauf (mit angemessener Frist) gekündigt wird.

Ist im Geschäftsführervertrag keine Kündigungsfrist festgeschrieben, so beträgt die gesetzliche Kündigungsfrist für Fremdgeschäftsführer oder nicht beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer vier Wochen zum 15. Oder zum Ende eines Kalendermonats.

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Checkliste zum Geschäftsführervertrag

Eine Grobübersicht, über Themen die ein Geschäftsführervertrag regeln muß.

Aufgabe
Welche Aufgaben werden dem GmbH-Geschäftsführer übertragen? Welche Kompetenzen hat er dabei? Welche Geschäfte sind zustimmungspflichtig? Bei Mehr-Personengremien sollte unbedingt eine Abgrenzung der Zuständigkeitsbereiche erfolgen. 
Bezüge
Welche Höhe haben die regelmäßigen Bezüge des Geschäftsführers? Zu beachten ist die Marktüblichkeit der Vergütung bei Gesellschafter-Geschäftsführer.
Tantieme
Welche Höhe und welche Bemessungsgrundlage hat der variable Anteil der Geschäftsführervergütung? Zu beachten ist unbedingt bei Gesellschafter-Geschäftsführern die Gefahr einer verdeckten Gewinnausschüttung, wenn der Anteil der variablen Vergütung mehr als 25% der Gesamtbezüge ausmacht. 
Nebenleistungen
Welche Nebenleistungen, wie beispielsweise Dienstwagen, Unfallversicherung erhält der Geschäftsführer? 
 
Betriebliche Altersversorgung
Erhält der Geschäftsführer eine betriebliche Altersversorgung? Wenn ja, in welcher Form und vor allem in welcher Höhe?. 
Gehaltsfortzahlung
Wie lange wird das Gehalt im Krankheitsfall weitergezahlt und in welcher Höhe? 

Kündigungsfrist
Mit welcher First kann das Vertragsverhältnis gekündigt werden?

 

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