(auch Presseerklärung , Presseinformation, Presseaussendung, Pressemanuskript, Pressenotiz, Information für die Medien) ist das wichtigste Mittel einer PR-Aktion. In einem kurzen Artikel informieren Sie über Ihr neues Produkt oder Ihre neue Dienstleistung.

• Vorteil:
• erreicht den Journalisten sehr schnell, Informationen liegen schriftlich vor. Einer Veröffentlichung wird teilweise mehr Interesse geschenkt als der Werbeanzeige.
• Nachteil:
• Kein Anspruch auf Veröffentlichung. Umfangreiche Themen können nur eingeschränkt dargestellt werden.
• Nutzen:
• Über allem steht die Frage, ob die Information wirklich wichtig ist. Für die Leser. Es ist nicht wichtig, ob Sie eine Veröffentlichung wollen, sondern was das Publikum davon hat. Das heißt, die Information beinhaltet etwas, das einen Nachrichtenwert für das Publikum besitzt. Die Information sollte also aktuell, einmalig und möglichst originell sein, um aufgenommen zu werden.

Form

Die Pressemeldung ist die Visitenkarte Ihrer Firma . Schreiben Sie auf weißem Papier, geben Sie Ihr Logo an und beginnen Sie mit "Pressemeldung", gefolgt von "zur umgehenden Veröffentlichung" oben links.

• Verwenden Sie bekannte und lesbare Schriften (Helvetica, Times, Courier), verzichten Sie auf Unterstreichungen, Großschreibung (Versalien), Fett- und Kursivdruck.
• Der Lauftext (Grundtext, Fließtext) sollte einspaltig geschrieben sein, ca. 35 bis 45 Zeichen pro Zeile mit 1,5fachen Zeilenabstand.
• Der linke Rand beträgt ca. 5 cm, de rechte 2 bis 2,5 cm.
• Schreiben Sie "Pressemeldung" (Presseinformation o.ä.). Wählen Sie eine auffällige Schriftgröße (48 pt).
• Wählen Sie eine prägnante Überschrift (Headline, Titel), aus der hervorgeht, um was es geht. Finden Sie eine schlagwortartige, informative Kernaussage und reissen Sie in der Unterzeile (Subline) wird die Information kurz angerissen.
• Trennen Sie den folgenden Text durch Absätze in überschaubare Informationseinheiten. Arbeiten Sie gg.falls mit Zwischenüberschriften.
• Benutzen Sie einfach Worte und Sätze, die nicht mehr als 15 Wörter enthalten.
• Bilden Sie aktive Aussagen und verzichten Sie auf Substantive ("die neue Produktlinie wirkt modern und seriös" statt "die neue Produktlinie wurde entwickelt als Sinnbild für Modernität und Seriosität").
• Bauen Sie das Schreiben von oben nach unten wie eine umgekehrte Pyramide auf, d.h. die wichtigste Information, Ihr Hauptanliegen, steht an erster Stelle. Danach geben Sie die Anliegen nach absteigender Wichtigkeit an. Enden Sie mit der Schlußfolgerung.
• Sie können eine Pressemeldung mit einer Sperrfrist versehen, d.h. vorgeben, ab wann die Meldung frühestens veröffentlicht werden darf. Setzen Sie eine solche Frist nur in Ausnahmesituationen, z.B. bei der Premiere von Produktpräsentationen.
• Überprüfen Sie rechtliche Fragen, d.h. werden Persönlichkeitsrechte berührt, muß von Partnern, Auftraggebern eine Genehmigung zur Veröffentlichung eingeholt werden?
• Fragen Sie in der Redaktion, ob Sie die Texte auf Papier u/o Diskette bzw. Mail zur Verfügung stehen sollen.

Der erste Absatz (Lead) gibt die Kernaussage wieder. Dabei ist es hilfreich, sich bei der Formulierung folgende Fragen zu beantworten: Wer? Was? Wann? Wo? Warum? Wie?

Im Mittelteil des Textes geben Sie notwendige Erklärungen, Zusatzinformationen legen Sie im Schlußteil dar.

• Beginnen Sie mit einer aussagekräftigen Formulierung.
• Schreiben Sie kurz und prägnant, ohne Gags, dumme Sprüche und flapsige Bonmots.
• Zitate können zur Veranschaulichung benutzt werden, verwenden Sie Anführungszeichen zum Zitieren.
• Versuchen Sie, die Informationen bildhaft darzustellen. Direkte Rede läßt den Artikel flüssiger aussehen.
• Stellen Sie zusätzliche Informationen an das Textende; wenn gekürzt werden muß, geschieht das meist von hinten.
• Versuchen Sie so objektiv wie möglich zu bleiben. Schreiben Sie nicht über etwas, was sie nicht bewerben möchten. Verzichten Sie auf negative Informationen.
• Achten Sie darauf, daß die Informationen präzise sind, sind Sie sich unsicher, lassen sie die Information weg.
• Überprüfen Sie (oder lassen Sie überprüfen) Orthografie und Rechtschreibung.
• Geben Sie an auffälliger Stelle den Namen der Kontaktperson, die Adresse, Telefonnummer und gg.falls E-Mail-Adresse an.
• Begrenzen Sie die Meldung auf ein bis zwei Seiten.
• Geben Sie am Ende die Zeichenzahl an.
• In eine Pressemeldung gehören nicht : geschönte Selbstdarstellungen, Kommentare, Glossen, Personen- oder Produktkult.