Während die Presseinformation
nur ein Thema hat, besteht die Pressemappe aus mehreren Informationsblöcken.
Sie dient dazu, über das Unternehmen, die Produkte, die Personen,
die Ziele zu informieren.
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Die Fakten sollten stimmen, die Geschichte
sollte interessant sein.
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Eine Pressemappe kann aus folgenden
Papieren bestehen:
Presseinformation
Vorab-Interviews
Kopien der Vorträge und Statements
Geschäfts- und andere Unternehmensberichte.
Aussehen
der Pressemappe
Eine Pressemappe kann viele Erscheinungen
haben, das ist auch abhängig von der Art des Produkts bzw. des Unternehmens.
Eine Werbeagentur wird sicherlich "verrückter" layouten als ein Unternehmen
für Herrenoberbekleidung.
Standard sollte eine Mappe sein,
die dezent in Farben und Schriften ist, um die Glaubwürdigkeit zu
wahren. Die Mappe sollte eine Innentasche haben, z.B. für Fotos und/oder
Visitenkarte.
Eine schlechte gestaltete und organisierte
Pressemappe vermittelt u.U. einen nicht-professionellen Eindruck und hält
davon ab, den Inhalt zu lesen.
Begleitbrief/Deckblatt
Das Deckblatt ist ein Inhaltsverzeichnis
für die beiliegenden Informationen. Auf dem folgenden Ablaufplan ist
der Plan der Veranstaltung angegeben.
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Eröffnung mit einer positiven Aussage.
Nennen Sie einen Grund, warum die Pressemappe gelesen werden sollte.
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Nennen Sie die wichtigsten Aspekte Ihres
Produktes, handeln Sie das Thema in zwei bis drei Sätzen ab.
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Beschreiben Sie ansprechend und begeisternd,
was Sie bewerben möchten.
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Name und Adresse des Unternehmens sollten
an lesbarer Stelle positioniert sein.
Biografie
Sie ist dann ein Muß, wenn
sich das Thema auf eine bestimmte Person bezieht; ansonsten ist nicht unbedingt
nötig. Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Biografien
werden wahrscheinlich enthalten sein, aber niemals mehr als drei.
In der Biografie sollten angesprochen
werden die Ausbildung, berufliche Entwicklung, Preise, Auszeichnungen u.ä.
Fotos
Werden im Formate 13 x 18 oder 18
x 24 cm, Hochglanz schwarzweiß, angeboten, Farbfotos können
auf Anfrage geliefert werden.
Ist eine Biografie in der Pressemappe
, sollte auch ein entsprechendes Foto beigefügt werden.
Verzichten Sie auf Fotos, wenn diese
keine sehr gute Qualität haben oder inhaltlich wenig bis gar nichts
aussagen.
Beschriften Sie die Fotos auf der
Rückseite (Legende: Inhalt/Motiv, Personen mit Namen und Funktion,
Datum, Quelle, "honorarfreier Abdruck")
Tabelle/Datenblatt
Sie dient dazu, wichtige Informationen
über das Unternehmen, die Firma auf zwei Seiten gebündelt zu
präsentieren, z.B. wann wurde das Unternehmen von wem gegründet,
wieviele Mitarbeiter werden beschäftigt, was umfaßt die Produktions-/Dienstleistungspalette.
Nicht genannt werden vertrauliche Daten.
Form und Inhalt sollten über
einen längeren Zeitraum verwendet werden können.
Das Vorab-Interview ist eine Zusammenstellung
von ausgearbeiteten und ausgeschriebenen Fragen und Antworten, mit denen
die Journalisten arbeiten und aus denen sie zitieren können.
Zeitungsausschnitte
Kopien bereits veröffentlichter
Artikel (Clips) können Sie weiteren Information in die Pressemappe
einfügen.
Bauen Sie sich ein Medienarchiv auf.
Sowohl Printveröffentlichungen als auch Radio- und TV-Interviews können
Sie bei weiteren Werbeaktionen zu Ihrem Vorteil einsetzen. Deswegen bitten
Sie um eine Sendekopie bzw. kaufen Sie sich die entsprechenden Zeitungen/Zeitschriften
und archivieren Sie die Artikel. Oder Sie beauftragen einen Medienbeobachtungsdienst
mit dieser Aufgabe.
Beschriften Sie die Rückseiten
von Fotos, bevor Sie sich thematisch oder nach Personen ordnen.. Notieren
Sie das Bildmotiv und den Namen des Fotografen.
