"Die Pressekonferenz ist eine Veranstaltung, auf der ein Unternehmen die Medien persönlich über ein aktuelles und wichtiges Ereignis informiert und mit den Journalisten bespricht. Meist findet sie im eigenen Unternehmen statt." (Dieter Herbst).

• Vorteil:
• Sie erreichen viele Journalist/innen gleichzeitig. Sie können auf Fragen antworten, bestimmte Hintergründe ausführlich erklären, Mißverständnisse beheben, Gefühle vermitteln, bestimmte Prozesse anschaulich erklären. Und Sie knüpfen persönliche Kontakte mit den Vertreter/innen der Medien.
• Nachteil:
• bedarf einiger Organisation, ist teuer, kann nicht immer gesteuert werden.
• Planung:
• Der Nutzen einer PK ergibt sich aus der Beantwortung folgender Fragen:
• Was ist der Anlaß? (Jubiläum, neues Produkt, neue Produktion, neue Filiale)
• Wann soll der Termin sein?
• Gibt es Überschneidungen mit anderen Terminen?
• Erkundigen Sie sich bei Industrie- und Handelskammern, wann sonstige Pressekonferenzen stattfinden. Lassen Sie die Pressekonferenz zwischen 10 und 11 Uhr beginnen und ein bis eineinhalb Stunden dauern.
• Wo soll die PK stattfinden? Organisieren Sie einen ruhigen Besprechungsraum für ca. 10 -30 Leute - entweder in der Firma oder im Tagungsraum im nahegelegenen Hotel .
• Wann wird eingeladen?
• Verschicken Sie die Einladungen ungefähr drei bis vier Wochen vorher. Nur, wenn sich ein Ereignis spontan ergibt, sollten Sie per fax kurzfristig einladen..
• Wie wird eingeladen?
• Auf Briefpapier mit Firmenlogo, angegeben werden Anlass der Pressekonferenz, Termin, Ort, Zeit, Namen und Positionen der Referenten und Gesprächspartner. Legen Sie eine frankierte Antwortkarte bei - auch wenn das keine Garantie für die Teilnahme ist.
• Vorbereitungde PK (Pressekonferenz):
• Bereiten Sie eine Teilnehmerliste der angemeldeten Journalist/innen vor, legen Sie sie zusammen mit der Pressemappe am Eingang aus.
• Arbeiten Sie folgende Checkliste ab:
• Ist es notwendig, den Weg zur Pressekonferenz auszuschildern? Wenn ja, bereiten Sie die entsprechenden Materialien vor.
• Haben Sie für Reservestühle gesorgt? Diaprojektor, Flipchart etc. überprüft? Mehrfachstecker, Verlängerungskabel, Schere, Hammer, Nägel, Aschenbecher organisiert?
• Sorgen Sie für genügend Platz zum Schreiben, um die Mikrofone aufzubauen und die Kameras zu plazieren, wenn Sie mit Radio und TV rechnen.
• Ablauf:
• Sie eröffnen die Pressekonferenz mit der Begrüßung der Anwesenden und erklären den Ablauf, bevor die Referenten ihre Statements abgeben. In der anschießenden Diskussion haben die Journalisten die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Am Ende bedanken Sie sich bei allen Mitwirkenden, bieten die Möglichkeit von Einzelinterviews an und weisen auf den vorbereiteten Imbiß hin.
• Begrüßung
• Einleitung
• Erklärungen
• Statements
• Diskussion
• Dank für die Teilnahme
• Zeit für Einzelinterviews
• Imbiß.