Den folgenden Artikel stellte uns das Unternehmen
zur Verfügung.
e-Mails: Fluch und Genialität vereint! Gab es ein
Leben vor dem email? Ich kann mich dunkel daran erinnern. Wir hatten Umläufe.
Umläufe, die immer nur bis zu einem gekommen sind, der keine Zeit
hatte, den Umlauf zu lesen, aber den guten Vorsatz, es doch noch zu tun.
Und so lag der Umlauf dann auf dessen Schreibtisch, ward vergessen oder
wild gesucht. Aktuell war er immer nur für die ersten auf der Liste.
Der Betreff
Leider etwas, das viele nicht als das nutzen, was es ist:
eine Information, die dem Empfänger (und dem Absender!) auf den ersten
Blick mitteilt, worum es in dem email geht. So kann ich schon im Vorfeld,
ohne alles zu lesen, feststellen, wie wichtig diese Nachricht ist, und
sie entsprechend ihrer Priorität behandeln. Und, ebenso wichtig, ich
finde diese Nachricht auch später wieder, wenn ich sie suche.
Ich habe unzählige Nachrichten bekommen, wo im Betreff
sinnvolle Angaben standen, wie:
-
ein mail von mir (ach was?)
-
bitte lesen (echt wahr?)
-
Projekt (Himmelherrgott!)
Der Betreff soll kurz und knackig den Gegenstand des Mails
verraten. Statt Projekt sollte dann da stehen „Kundennewsletter/erster
Entwurf" oder „neue Mediadaten Internet".
Der Inhalt
Kommen Sie auf den Punkt! Labern Sie nicht endlos herum.
Der Empfänger hat seine Zeit erstens nicht gestohlen und möchte
zweitens schnell und effektiv mit den Informationen oder mit Ihrer Frage
weiterarbeiten. Dazu muß er aber in der Lage sein, Ihr Anliegen überhaupt
zu erfassen.
Die Prioriäten
Mailprogramme bieten in der Regel auch die Möglichkeit
der Priorisierung. Da sieht man dann neben der Nachricht zum Beispiel ein
rotes Ausrufezeichen, das Dringlichkeit signalisiert oder einen Pfeil nach
unten, der low priority bedeutet.
Diese Priorisierung ist ein wunderbares Mittel für
Absender und Empfänger. Der Absender stellt sicher, daß die
Dringlichkeit seines Mails deutlich ist, und gibt dem Empfänger gleich
von vornherein die richtigen Signale. Manchmal wird im Berufsleben eine
Frage gestellt, aber keine Deadline gegeben, bis wann die Antwort da sein
soll. Plötzlich steht der Kollege in der Tür und beschwert sich,
daß er schon lange auf die Antwort wartet. Haben Sie Respekt davor,
daß Ihr Kollege auch tief in seiner Arbeit steckt. Sie müssen
ihm schon signalisieren, zu wann Sie etwas brauchen.
Dummerweise werden auch die Prioriäten mißbraucht
oder nicht gebraucht.
Angefangen bei denen, die überall ständig alles
dringend machen, bis hin zu denen, die einfach gern ihre Mails mit einem
roten Ausrufezeichen versehen, weil es ihnen gefällt.
Gibt es bei Ihnen auch die sogenannten „Kuchen-in-der-Küche-Mails"?
Das sind diejenigen, die sehr kurzlebig sind und nur jedem Mitarbeiter
erzählen, daß es Kuchen oder Schokolade oder Eis in der Küche
gibt, meist weil jemand Geburtstag hat.
Oder die EintagsMails, die sich auf ein Meeting beziehen,
das nur für heute Gültigkeit hat?
Wir haben in unserer alten Firma eine gute Regelung eingeführt:
Alle EintagsMails werden immer mit einer low priority versehen. Der Vorteil
ist, daß jeder Urlauber, wenn er zurückkommt, alle low priorities
löschen kann, ohne sie zu lesen.
Sofern häufig solche Eintagsfliegen verschickt werden,
lohnt sich dieser Vorschlag sicher auch für Sie!
cc-Empfänger
Der Empfänger und der Kopie-Empfänger. Ebenfalls
eine gute Sache, gleich die relevanten Leute mit einzubeziehen. Aber auch
hier ist vielen die Regel nicht klar:
Der Empfänger ist der, der im Zweifelsfall (je nach
Inhalt des Mails) etwas zu tun hat.
Der Kopie-Empfänger wird nur informiert.
Wenn dies nicht eingehalten wird, führt das manchmal
zu Verwirrung oder macht Rücksprache erforderlich, ob der Kopie-Empfänger
etwas tun soll oder nicht. Oder, noch schlimmer, es führt dazu, daß
die gestellten Fragen einfach vom Kopie-Empfänger bearbeitet werden
und am Schluß zwei Leute die gleiche Arbeit gemacht haben.
Klären Sie die Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen
ab. Machen Sie einige Regeln klar, Sie vermeiden damit Zeitverschwendung!
Mails weiterleiten
Es macht Sinn und ist easy, ein mail mit bestimmten Fragen
an eine andere, z. B. kompetentere Person weiterzuleiten. Aber achten Sie
bitte auf den Inhalt.
Es gibt Mails, die was Wortwahl und Stil betrifft, nur
für Ihre Augen gedacht sind. Seien Sie sensibel in dieser Hinsicht,
formulieren Sie um und geben den Inhalt sinngemäß weiter. Wenn
nur ein Aspekt des eMails relevant für eine dritte Person ist, schneiden
Sie den betreffenden Absatz aus und leiten nur diesen weiter.
Sofern eine Frage oder ein Anliegen an Sie gerichtet wurde,
aber der Wortlaut ganz offensichtlich nur für Sie bestimmt war, sollten
Sie das mail niemals 1:1 weiterleiten.
Ein Beispiel:
Eine Abteilungsleiterkollegin kann Ihnen eine wichtige
Information nicht geben, weil sie seit zwei Wochen auf einen Report wartet,
den ihr nur die Computerabteilung erstellen kann. Diese Kollegin schickt
Ihnen auf Ihre Erinnerung hin folgendes mail:
„Die Computerleute haben ganz offensichtlich andere Prioritäten.
Ich weiß nicht, was die den ganzen Tag tun. Ich hätte Dir gerne
die Informationen gegeben – aber die bewegen ihren Hintern nicht."
Dieses mail ist definitiv nicht so für die Augen
der Computer-Abteilung bestimmt.
Natürlich sollten Sie auch das offensichtlich bestehende
Problem mit den Computerleuten beseitigen. Aber es ist sicher nicht vorteilhaft,
das mail ungefiltert und wörtlich weiterzuleiten.
(In diese Kategorie zählt beim Telefonieren übrigens
auch das „auf-Lautsprecher-stellen": Sagen Sie immer, wenn Sie auf Lautsprecher
stellen, bzw. fragen Sie, ob das okay ist. Jemanden in dem Glauben zu lassen,
daß Sie 1:1 telefonieren und dann die Welt mithören zu lassen,
ist keine Art!)
Das Layout
Es gibt Leute, die ihre Mails völlig leserunfreundlich
gestalten. Da wird dann ohne Punkte und Komma, ohne Absätze hintereinander
weggeschrieben. Furchtbar!
Bitte! Sie haben keine Platznot.
Wenn Sie wirklich einen Riesen-Sermon verschicken, machen
Sie Zwischen-Überschriften. Und machen Sie bitte vor allen Dingen
klar und deutlich, wenn es etwas zu tun gibt und bis wann.
Nicht selten gehen Fragen oder Deadlines in einem Wortwald
unter.
Die Anlagen
Auch Anlagen gebührt der eine oder andere Gedanke:
ausdruckbar
Bitte formatieren Sie Ihr Dokument, das Sie anhängen,
so, daß der Empfänger es sofort ausdrucken kann, ohne neu zu
formatieren. Ich habe so häufig Word- und Excel-Dokumente bekommen,
an denen 10 leere Seiten dranhingen bzw. wo auf dem Ausdruck dann nur die
Hälfte zu sehen war, weil die Seite nicht richtig für den Druck
formatiert war.
Anlagengröße
Besonders wenn Sie Anlagen außerhalb des Unternehmens
verschicken: achten Sie bitte auf die Größe. Vielleicht kennen
Sie es aus eigener Erfahrung wie das ist, wenn der Download eines Dokumentes
fünf bis zehn Minuten in Anspruch nimmt – und der Inhalt sich am Ende
ärgerlicherweise als Unsinn herausstellt, den man überhaupt nicht
wollte.
Verstopfen Sie anderer Leute Briefkasten, auch wenn es
der elektronische ist, nicht mit Müll.
Viren
Prüfen Sie Dateien, die Sie bekommen und senden,
immer auf Viren!
Noch immer hat sich nicht bei jedem rumgesprochen, daß
es nicht sinnvoll ist, einen tollen Bildschirmschoner mit unbekannter Herkunft
in der ganzen Firma zu verbreiten. Abgesehen davon, daß es die Gefahr
von Viren gibt, ist es schlicht und ergreifend ein Unding, wenn alle Mitarbeiter
irgendwelche Software am Firmencomputer installieren und eventuell andere
Programme und Funktionsweisen beeinträchtigen (unabsichtlich oder
nicht).
Serienbriefe
Serienbriefe sind ätzend, nicht nur in ihrem snail
mail-Postkasten. Brechen Sie diese unsäglichen Ketten bitte. Leute,
die viel mit mail arbeiten, brauchen als allerletztes noch Dutzende von
Kettenbriefen, die weit weniger witzig sind, als der Absender vermutet.
Wenn Sie diese Kommunikationsmittel-Etikette beherzigen,
tragen Sie in maßgeblicher Weise dazu bei, die Arbeit in Ihrem Unternehmen
effizienter zu machen. Sie dienen anderen als Vorbild und stechen in positiver
Weise hervor. Achten Sie auch auf solche vermeintlichen Kleinigkeiten,
sich zu profilieren. Zumal, wenn es welche sind, von denen jeder profitiert!
Dank Ihnen!
(c) Gitte Härter, objektiv. Management & Lebensqualität,
