Tagesplanung und Arbeitsalltag

Mit einer gelungenen Tagesplanung werden Sie nicht nur schneller und effizienter arbeiten, sondern auch mehr Freude an der Arbeit haben.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen hierfür ist die realistische Planung. Wer sich zuviel aufbürdet, wird schnell enttäuscht sein, die eigenen Vorgaben nicht einhalten zu können und sich in Zukunft ohne Plan durchwursteln.

Wer sich zu wenig Tagesziele setzt, bzw. auch lapidare Aufgaben miteinbezieht (09:30 auf Toilette gehen ;-)), wird nicht gefordert und wird sich kaum Mühe geben, seine Leistung zu verbessern.

Die Punkte des Tagesplans sollten nach Prioritäten geordnet sein und alle wichtigen Termine und Arbeiten/ Aufgaben enthalten. Auch die übergreifende Planung: Wochenplan und Jahresplan sollten berücksichtigt werden

Anders als der Begriff "Planung" vermuten lässt, ist Flexibilität ganz besonders wichtig für einen gut geplanten Arbeitsalltag.

Nehmen Sie sich genug Zeit am Morgen, um den Tag zu begrüßen und etwas "für sich selbst" zu tun. Ob das Zeitung lesen, eine besonders ausgiebige Dusche, ein Frühstück wie im Paradies oder einfach nur ein meditatives an-die-Wand-gucken ist, spielt keine Rolle.

Wichtig ist nur, dass Sie nicht das Gefühl haben "leer" ausgegangen zu sein, wenn der Tag vorbei ist.

Abgesehen von ausreichend Freiraum am Morgen, sollten auch während des Arbeitstag bewusst "Lücken" gelassen werden.

Unvorhergesehene Termine und Ereignisse können jederzeit eintreten. Wie groß diese "freien Zeitspannen" sein sollten hängt ganz von Position und Tätigkeitsbereich ab.

Häufig wird die "40%-Regelung" empfohlen, also 40% des Arbeitszeit nicht verplanen, um für Eventualitäten gerüstet zu sein. Diese Vorgabe erscheint uns ein wenig zu starr.

Wieviel zeitlicher Freiraum benötigt wird, sollte ganz individuell ermittelt werden.

Die folgende Methode ist besonders Neulingen in einer Position zu empfehlen, doch auch alte Hasen können so ihren Tagesablauf optimieren:

Notieren Sie sich spätestens ab der zweiten Woche, wenn der "Alltag" langsam einsetzt, wieviel Zeit für außerplanmäßige Tätigkeiten entfallen. Schauen Sie bei jeder "Unterbrechung" Ihres regulären Arbeitsflusses auf die Uhr und schreiben die jeweilige Dauer der Unterbrechung genau auf. Vermerken Sie auch welcher Anlass Grund für die Arbeitsunterbrechung ist.
Addieren Sie die Unterbrechungszeiten einer Woche und teilen Sie das Ergebnis durch die Anzahl der Arbeitstage. So haben Sie nach zwei bis drei Wochen einen recht guten Eindruck der benötigten "freien" Zeitspannen.
Wenn Sie in einer Position arbeiten, in der "Unterbrechungen" überhand nehmen, sollten Sie dringend mit Ihrem Vorgesetzten sprechen. Dann ist es an der Zeit die Arbeitsorganisation der Abteilung zu überdenken. Wer vor lauter Unterbrechungen keine Zeit hat, seine eigentliche Arbeit zu verrichten, leidet zunehmend unter Stress und Unzufriedenheit. Aufgabenbereiche (Job Descriptions) und Zuständigkeitsbereiche (Responsibilities) müssen dann neu erarbeitet und verteilt werden.