Sie wissen nun, warum Sie delegieren sollten und wie Sie es tun können.
Fragt sich jetzt noch, was Sie eigentlich alles delegieren können
und was es bei den verschiedenen Aufgabentypen zu beachten gibt.
Grundsätzlich gilt: Delegierbar ist (fast) alles
Wenn Sie sich die Tätigkeiten von Unternehmensleitern weltweiter
Unternehmen anschauen, wird schnell deutlich, dass fast alle Aufgaben
in einem Unternehmen delegierbar sind.
Am Anfang steht die Analyse
Damit Sie für sich entscheiden können, was Sie alles delegieren
können, müssen Sie erst einmal einen Überblick darüber
gewinnen, welche Aufgaben Sie überhaupt alle zu erledigen haben.
Stellen Sie dafür einmal einen gezielten Wochenplan auf, in dem Sie
alle Ihre Aufgaben notieren.
Sie werden verschiedene Aufgabenbereiche herausfinden:
- Routineaufgaben, die immer wieder anstehen
- kurzfristige Einmalaufgaben
- komplexe und schwierige Tätigkeiten
- Anforderungen, die an Ihre Person gestellt werden
- Tätigkeiten, die Sie auf jeden Fall selbst machen möchten
Delegieren von Routineaufgaben
In jedem Unternehmen gibt es Routineaufgaben. Solche Tätigkeiten
zeichnen sich dadurch aus, dass der Ablauf der Aufgaben immer gleich ist.
Routineaufgaben können die meisten Menschen problemlos delegieren,
denn die Anweisungen sind hier leicht zu geben und es besteht ein relativ
geringes Risiko, dass tatsächlich etwas schief geht.
Aber Vorsicht: Wenn Sie immer nur die gleichen - anspruchslosen - Tätigkeiten
an ein- und denselben Mitarbeiter delegieren, könnte es sein, dass
Sie ihn oder sie auf Dauer frustrieren. Es gibt Menschen, die gerne auch
über längere Zeiträume die gleichen Tätigkeiten ausführen.
Den meisten Menschen wird so etwas aber schnell langweilig und sie sind
irgendwann deutlich unterfordert. Genauso wie Überforderung schadet
Unterforderung der Motivation. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie trotz
der Delegation von Routineaufgaben immer auch neue Herausforderungen für
jeden einzelnen Ihrer Mitarbeiter finden - natürlich nicht täglich,
aber immer wieder zwischendurch. So halten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter motiviert.
Einfache Einmalaufgaben
Immer wieder bekommen wir Aufgaben auf unseren Tisch, bei denen wir denken
"Na, das müsste ich ja nun wirklich nicht selbst machen!"
Das können z.B. Emails oder Briefe sein, die beantwortet werden müssen,
Dokumente, die einfach nur abgeheftet werden müssen, die aber irgendwie
bei Ihnen gelandet sind oder andere kleinere und größere Aufgaben,
für deren Erfüllung Sie eigentlich nicht nötig sind.
Wenn Sie solche Aufgaben delegieren, stellt sich oft die Frage, ob die
Delegation nicht länger dauert oder mehr Aufwand bedeutet, als wenn
Sie es schnell selbst machen.
Sehr von Vorteil ist es, wenn Sie jemanden um sich haben, der so eigenständig
arbeitet, dass er oder sie solche Aufgaben selbst registriert und erledigt.
Das macht Ihnen den Kopf frei. Manchmal ist aber, wie schon gesagt, einfach
effektiver, selbst zuzupacken.
Delegation bei wichtigen und komplexen Aufgaben
In Ihrem Wochenplan werden außerdem viele Aufgaben, von denen Sie
meinen, dass Sie selbst diese ausführen müssen, oder bei denen
Sie auf jeden Fall beteiligt sein wollen. Dazu gehören
- komplexe Aufgaben, für die viel Knowhow nötig ist,
- Prestigeaufgaben,
- umfassende Projektplanungen,
- Aufgaben in Krisensituationen
- u.ä.
Doch auch hier gibt es zumindest Teilaufgaben, die immer delegierbar
sind. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen regelmäßig
und konsequent über die großen Projekte, die anstehen und vor
allem auch über die wichtigen Zusammenhänge informieren, ist
eine Delegation auch von komplexen und schwierigen Aufgaben gut möglich.
Sie sollten in diesem Fall zusammen mit den Mitarbeitern sehr konkrete
Teilziele formulieren und immer mal wieder nachfragen, ob vielleicht Probleme
auftauchen und ob jemand vielleicht Unterstützung braucht. Tun Sie
das nicht kontrollierend, sondern interessiert und hilfsbereit - drängen
Sie sich aber nicht auf. Wie schon weiter vorn gesagt, müssen Sie
Ihren Mitarbeitern schon auch ein bisschen was zutrauen.
Aufgaben, die an Ihre Person gebunden sind
Hierbei handelt es sich z.B. um Einladungen zu Empfängen, Schreiben
von Fachartikeln oder Anfragen an Ihre Person für Vorträge o.ä.
In der Regel sind das Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen,
denn Sie sind als Person gefragt. Aber auch hier gibt es einige Möglichkeiten,
solche Tätigkeiten von anderen ausführen zu lassen. So können
Sie durchaus auch einmal Ihren Stellvertreter oder eine vielversprechende
Mitarbeiterin, die Sie gerne fördern möchten, hinschicken. Das
ist natürlich immer von Fall zu Fall zu entscheiden. In jedem Fall
sollten Sie hier die Auswahl der Person, die die Aufgabe für Sie
übernimmt sehr wohlüberlegt treffen, denn ein schlechtes Ergebnis
kann hier negativ auf Sie abfärben.
Aufgaben, die Sie selbst erledigen wollen.
Und dann sind da noch die Aufgaben, die Sie einfach gerne selbst machen
möchten.
Wählen Sie diese Tätigkeiten mit Bedacht aus, denn Sie wollen
ja nicht zu viel Arbeit haben. Es kann manchmal ganz schön schwer
fallen, etwas jemand anderen machen zu lassen, wenn man eigentlich selbst
Lust darauf hätte - besonders, wenn an seine Arbeit gerne macht.
Dennoch ist eine Auswahl nötig. Setzen Sie klare Prioritäten
in Hinblick auf die Ziele, die Sie noch erreichen wollen und wählen
Sie konsequent danach aus, welche Dinge Sie selbst erledigen. Nur so verhindern
Sie, sich nicht zu überarbeiten.
