Unternehmensphilosophie und Mentalität der Mitarbeiter sind eng miteinander verwoben und lassen sich nicht von heute auf morgen verändern. Erster Schritt beim Knowledge-Management ist die Erfassung der gegenwärtigen Situation, des Status Quo.

Mitarbeiterprofile müssen erstellt werden. Ein sehr hilfreichen Artikel zu Mitarbeiterprofilen finde sich bei www.symposion.de. Die Mitarbeiterprofile beinhalten Angaben sowohl zur Fach- und Methodenkompetenz als auch zur sozialen und personalen Kompetenz. Nicht nur das Wissen des Mitarbeiters, sondern auch wie er es umsetzen kann, ist hier von Bedeutung.

Hierbei soll möglichst jeweils ein Soll- und ein Ist-Profil erstellt werden. In der Folgezeit geht es darum, die Diskrepanz zwischen beiden Profilen zu minimieren, und somit den Arbeitsprozess zu optimieren. Den Mitarbeitern muss klar gemacht werden, dass es hier nicht um "persönliche" Kontrolle, sondern um Analyse und Verbesserung des Produktionablaufes und des Arbeitsalltags geht.

Sind alle Personen und Aufgaben des Unternehmens dokumentiert, sollte eine Person von "außen", ein Mediator, hinzugezogen werden. Jemand, der weder die alten Strukturen des Betriebes, noch die Mitarbeiter kennt, kann wesentlich objektiver urteilen (Distanz schafft Klarheit), als jemand, der im Unternehmensgefüge verankert ist.

Ganz oben auf der Liste des Wissensmanagements steht das Methodenwissen, auch unter dem Begriff Best Practice bekannt. "Wie" etwas gemacht wird, kann von grundlegender Bedeutung für die Produktivität und die Innovationsperspektiven eines Unternehmens sein.

Weitere Wisseninhalte sind das Produktwissen, Kundenwissen, Marktwissen und das Wissen um die Entwicklung bei der Konkurrenz. Das Wissen muss erfasst und archiviert werden. In den Archiven soll es jedoch keinesfalls verstauben sondern allen Mitarbeitern zugänglich und somit von Nutzen sein.

Die grösste Herausforderung bei dieser Aufgabe liegt in der Organisation und der Strukturierung des Wissens. Bei grossen Unternehmen kann das Anlegen einer firmenspezifischen "Wissens-Datenbank" mehrere Monate oder ein ganzes Jahr in Anspruch nehmen.

Ein gut gegliedertes Wissensarchiv sollte Bestandteil jedes Intranets sein. Besonders wichtig ist, dass sämtliche Neuerungen des Arbeits- und Produktionsprozesses hier festgehalten werden. Nur durch ständige Aktualisierung des Stands des Wissens kann ein Hinterherhinken vermieden werden.

Das Unternehmen Arthur Andersen (AA) gehört zu den Vorreitern des Wissensmanagements. Schon 1993 wurde bei AA eine Knowledge Exchange System eingerichtet. Nur drei Jahre später umfasste das ein globale Wissensarchiv 18.000 Seiten. Die sogenannten "Global Best Practices" standen (und stehen) allen Beratern weltweit zur Verfügung.

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet dieses Archiv zurate zu ziehen, sowie die eigenen Informationen einfliessen zu lassen. Um einen Anreiz für das Knowledge-Sharing zu schaffen wurden Zahl und Qualität der Beiträge der Mitarbeiter bei der Gehaltsfindung berücksichtigt.