Zur "Spezialsprache" der Zeugnisse gibt es einige grundlegende Punkte.

1. Achten Sie auf aktive Formulierungen in Ihrem Zeugnis. Urteilen Sie selbst anhand des folgenden Beispiels:

•  "Herr Maier, geboren am 4. Mai 1968, war vom 1. August 1995 bis 31. August 2000 als Medienberater für unser Unternehmen tätig."
• " Wir bestätigen Herrn Maier, geboren am 4. Mai 1968, vom 1. August 1995 bis 31. August 2000 als Medienberater für unser Unternehmen tätig gewesen zu sein."

Durch die passive Formulierung entsteht der Eindruck, dass das Zeugnis nur ausgestellt wurde, weil der ehemalige Arbeitgeber dazu verpflichtet war. Zufrieden scheint er mit Herrn Maier nicht "gewesen zu sein".

Auch bei der Tätigkeitsbeschreibung sollten aktive Formulierungen immer vorgezogen werden, also z.B.: "Frau Matthies bearbeitete Kundenanfragen..." und nicht: "Frau Matthies hatte Kundenanfragen zu bearbeiten..." Durch den Gebrauch des Aktivs wird deutlich, dass Frau Matthies selbstständig arbeitete, während die Verwendung des Passivs vermuten lässt, dass sie (immer wieder) dazu angehalten werden musste ihrer Arbeit nachzugehen.

Einige der Formulierungen, insbesondere bei den Umschreibungen der "guten Noten" hören sich recht unnatürlich und übertrieben an. In vielen Branchen und Bereichen sind Arbeitszeugnisse noch immer ganz bestimmten Standards unterworfen, d.h. die Formulierungen sollten möglichst genau übernommen werden, um Missverständnisse auszuräumen. Bitte keine falsche Bescheidenheit, nur mit Superlativen gehören Sie zu den Besten.

Bei einigen Formulierungen kann es zu Überschneidungen kommen, jedoch nur im jeweils guten oder mangelhaften Bereich. Indikatoren für (eher) positive Benotung sind: "immer", "in jeder Hinsicht", "jederzeit". Formulierungen, die eher im negativen Bereich angesiedelt sind, sind: "im Wesentlichen", "in etwa", "im Grossen und Ganzen", "teilweise", etc.