Bis zu einem gewissen Grad liegt die Gestaltung des Arbeitsplatzes in den Händen der Arbeitnehmer. Schon im Vorfeld entscheiden sie, welches Unternehmen für sie in Frage kommt und bewerben sich entsprechend ihrer (Wunsch) Vorstellungen.

Über geographische Lage und Grösse des Unternehmens, sowie fachliche- und Weiterbildungsaspekte bestimmt der Arbeitnehmer also indirekt, durch Selektion bei der Bewerbung. Kommt es zu einem Vorstellungsgespräch sollten sich die potentiellen Arbeitnehmer auf jeden Fall ihren zukünftigen Arbeitsplatz genau ansehen.

Hat man das passende Unternehmen gefunden, liegt die Grundeinrichtung des Arbeitsplatzes in Händen des Arbeitgebers. Dieser muss sich bei der Arbeitsplatzgestaltung nach einer ganzen Reihe von Gesetzen und Verordnungen richten, die die Grundqualität der Arbeitsumgebung sichern sollen.

Der Arbeitsplatz muss hell genug: der Raum sollte gleichmäßig ausgeleuchtet sein, es sollte ausreichend Tageslicht hereinkommen. Bei zu starker Sonneneinstrahlung sollten Lichtschutzvorrichtungen an den Fenstern Abhilfe schaffen. Je nach Bürogröße und Art der verrichteten Arbeit liegen die Richtwerte zwischen 300 und 1000 Lux.

Der Arbeitnehmer soll ausreichend Raum haben und ausreichend geräumig sein. 8 bis 10 qm ist die Mindestfläche für einen Büroarbeitsplatz, ein kombinierter Arbeitsplatz, also Schreibtisch und Bildschirmarbeitsplatz, sollte mindestens 12 qm gross sein. Hierbei ist zu beachten, dass für Großraumbüros die Mindestwerte um ca. 50% höher veranschlagt werden: hier sollte ein kombinierter Arbeitsplatz mindestens 18 qm Fläche haben.

Es darf nicht zu laut sein: Der Lärmgrenzwert für Büroarbeit liegt bei 55 dB. Bei Arbeit, die hohe Konzentration erfordert, sollte der Geräuschpegel nicht 35-45 dB überschreiten. Arbeitgeber, bzw. Mitarbeiter, die für den Kauf von Bürogeräten zuständig sind, sollten unbedingt schon beim Kauf darauf achten, dass die Geräuschemissionswerte stimmen.

Das Optimierungspotential der Lüftungsanlagen der meisten Computer ist längst noch nicht ausgeschöpft. Besonders in Großraumbüros summiert sich der Lärm der Rechner und anderer Geräte zu einem alles durchdringenden, vibrierenden Klangteppich, der oft erst dann wahrgenommen wird, wenn man das Büro verlässt.

Das Raumklima muss stimmen: Für Büroarbeit wird eine Raumtemperatur von 21° C wird als optimal angesehen, bei hohen Außentemperaturen sollten 26°C im Büro nicht überschritten werden. Die relative Luftfeuchtigkeit sollte 40% bis 60% betragen, vor allem im Winter sollten Maßnahmen gegen die meist viel zu trockeneHeizungsluft getroffen werden.

Eine gute Alternative zu künstlichen Luftbefeuchtern, durch deren Verwendung vermehrt Infektionen bei den Mitarbeitern auftreten können, sind Pflanzen. Besonders geeignet sind Zimmerpflanzen, die viel Wasser absondern, wie zum Beispiel Zimmerlinden, Monstera delicosa, Zyperngras, Grünlilie, Efeutute und Drachenbäume.  Pflanzen filtern außerdem viele ungesunde Stoffe aus der Luft und setzen Sauerstoff frei.